Was gehört in ein Angebot? Die Checkliste für Freelancer

Ein gutes Angebot enthält Ihre Unternehmensdaten, die Daten des Kunden, eine eindeutige Angebotsnummer und ein Datum, eine Gültigkeitsdauer, einen klaren Leistungsumfang, aufgeteilt in Positionen mit Mengen und Stückpreisen, etwaige Rabatte, den Mehrwertsteuersatz und -betrag, den Gesamtbetrag, Zahlungsbedingungen, einen Lieferzeitplan, Ihre AGB und eine Möglichkeit für den Kunden, es anzunehmen. Fehlt eines davon, provozieren Sie Rückfragen, Verzögerungen oder, schlimmer noch, einen Streit darüber, was vereinbart wurde.

Dieser Leitfaden geht jedes Element in der Reihenfolge durch, in der es üblicherweise auf der Seite steht, erklärt, warum es wichtig ist, und endet mit einer Checkliste für Ihren Schreibtisch und einer Liste der Fehler, die wir am häufigsten sehen. Wenn Sie noch überlegen, ob Sie ein Angebot, einen Kostenvoranschlag oder einen vollständigen Projektvorschlag brauchen, beginnen Sie mit dem Unterschied zwischen Angebot, Kostenvoranschlag und Projektvorschlag.

Von wem es kommt und für wen es ist

Der Kopf eines Angebots beantwortet eine einfache Frage: Welches Unternehmen verspricht wem was? Das klingt selbstverständlich, aber ein vager Angebotskopf sorgt später häufig für Ärger, besonders wenn das Angebot zur Grundlage einer Rechnung oder eines Vertrags wird.

Ihre Unternehmensdaten

• Firmen- oder Handelsname genau so, wie er im Handelsregister oder Ihrer Gewerbeanmeldung steht.
• Anschrift Ihres Geschäftssitzes.
• Unternehmens- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In Belgien etwa bildet die Unternehmensnummer zugleich die Grundlage Ihrer USt-IdNr.; in den Niederlanden haben Sie eine KVK-Nummer und eine separate USt-IdNr. Geben Sie an, was für Sie gilt.
• Kontaktdaten: eine E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die der Kunde tatsächlich nutzen soll.
• Logo und Branding, damit das Angebot sofort wiedererkannt wird, wenn es an eine Führungskraft oder die Buchhaltung weitergeleitet wird.

Wenn Sie mehr als ein Unternehmen oder eine Marke führen, achten Sie darauf, dass jedes Angebot das richtige Unternehmen nennt. Ein Angebot Ihres Designstudios mit der Bankverbindung Ihrer Beratungsfirma zu senden, ist ein leichter Fehler, und ein peinlicher, ihn zu korrigieren. Tools, die getrennte Unternehmen mit eigenem Branding und eigener Nummerierung führen, beseitigen dieses Risiko vollständig.

Die Daten Ihres Kunden

• Firmenname und Rechtsform, nicht nur der Name der Person, mit der Sie gesprochen haben.
• Ansprechpartner und dessen Funktion, damit klar ist, wer das Angebot angefragt hat.
• Rechnungsadresse und bei Geschäftskunden deren USt-IdNr. Sie brauchen sie auf der Rechnung, und bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU beeinflusst sie die Behandlung der Mehrwertsteuer.

Angebotsnummer, Datum und Gültigkeitsdauer

Jedes Angebot braucht eine eindeutige Angebotsnummer. Mit ihr können Sie und der Kunde sich auf eine bestimmte Version beziehen („Wir haben A-2026-041 angenommen, nicht die frühere Version“), und die spätere Rechnung lässt sich leicht mit dem Vereinbarten verknüpfen. Verwenden Sie ein einheitliches Format, etwa ein Präfix plus fortlaufende Nummer, und vergeben Sie Nummern nie doppelt.

Ergänzen Sie das Ausstellungsdatum und eine Gültigkeitsdauer. Dreißig Tage sind ein üblicher Standard; vierzehn passen für schnelllebige Aufträge oder schwankende Materialkosten, und sechzig oder mehr können für größere Projekte mit langen Freigabeprozessen sinnvoll sein. Eine Gültigkeitsdauer schützt Sie davor, dass ein Kunde einen sechs Monate alten Preis annimmt, nachdem sich Ihre Sätze oder die Kosten Ihrer Lieferanten geändert haben, und sie signalisiert dezent, dass eine Entscheidung erwartet wird.

Leistungsumfang und Positionen

Das ist das Herzstück des Angebots und der Teil, der am ehesten zu Streit führt. Ziel ist, dass jemand, der nicht bei Ihren Besprechungen war, die Positionen lesen und genau verstehen kann, was geliefert wird.

Schreiben Sie Beschreibungen, die für sich stehen

Vergleichen Sie „Website – 3.400 €“ mit „Website-Redesign: bis zu 8 Seitenvorlagen, responsives Design, zwei Korrekturrunden pro Vorlage, Übernahme von bis zu 30 bestehenden Seiten. Texterstellung und Fotografie nicht enthalten.“ Die zweite Version kostet dreißig Sekunden mehr und erspart eine Woche Hin und Her, wenn der Kunde fragt, ob der Blog enthalten ist.

• Sagen Sie, was enthalten ist, wo möglich mit Zahlen: Seiten, Stunden, Korrekturrunden, Leistungen, Formate.
• Sagen Sie, was nicht enthalten ist, wenn auch nur die Möglichkeit eines Missverständnisses besteht.
• Nennen Sie Annahmen: „setzt voraus, dass der Kunde die finalen Texte vor Designbeginn liefert“.
• Teilen Sie große Aufträge in separate Positionen auf (Analyse, Design, Entwicklung, Schulung) statt in eine Pauschale. Kunden vertrauen Preisen, deren Logik sie nachvollziehen können.

offinal.com/q/7hX2kP

UX- & visuelles Design2.400 €

Wireframes, Prototypen und ein vollständiges Designsystem.

Entwicklung4.800 €

Responsive Umsetzung, CMS-Einrichtung und Performance-Optimierung.

Launch & Schulung900 €

Go-live-Begleitung und ein praxisnaher Team-Workshop.

In einem statischen Dokument müssen Sie zwischen Detail und Lesbarkeit abwägen. In einem interaktiven Angebot können Sie die Übersicht kurz halten und an jede Zeile die vollständige Beschreibung, ein Musterergebnis oder ein Produktfoto hängen. In Offinal kommen Positionen mit Bildern, Videos und Details aus Ihrem Produktkatalog, sodass der zusätzliche Kontext in jedem Angebot erscheint, ohne dass Sie ihn neu eintippen.

Mengen, Einheiten und Stückpreise

Jede Zeile sollte eine Menge, eine Einheit (Stunden, Tage, Seiten, Stück, Monate) und einen Stückpreis zeigen, aus denen sich der Zeilenbetrag ergibt. „40 Stunden × 85 €“ lässt sich leichter akzeptieren als „3.400 €“, weil der Kunde sieht, wie Sie darauf gekommen sind, und den Umfang anpassen kann, wenn das Budget knapp ist. Geben Sie klar an, ob Stückpreise ohne oder mit Mehrwertsteuer angegeben sind; bei Geschäftskunden sind Nettopreise die Regel.

Rabatte, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag

Zeigen Sie die Rechnung in der richtigen Reihenfolge: Zwischensumme, Rabatt, Zwischensumme nach Rabatt, Mehrwertsteuer, Gesamtbetrag. Hier ein Beispiel für einen belgischen Freelancer, der einem inländischen Geschäftskunden zum Regelsatz von 21 % ein Angebot macht:

Rabatte

Wenn Sie einen Rabatt gewähren, zeigen Sie ihn als eigene Zeile mit Begründung (frühe Zahlung, Stammkunde, Paket). Ein sichtbarer Rabatt wirkt wie eine bewusste Geste; ein stillschweigend gesenkter Satz wird zur neuen Erwartung des Kunden für das nächste Mal.

Mehrwertsteuer in der EU

Zeigen Sie den Steuersatz und den Steuerbetrag, nicht nur den Gesamtbetrag. Geschäftskunden brauchen die Aufteilung für ihre eigene Buchhaltung, und wenn Sie sie von Anfang an zeigen, vermeiden Sie die klassische Überraschung, wenn eine Rechnung 21 % höher ausfällt als die Zahl, die jemand im Kopf hatte. Gelten für verschiedene Positionen unterschiedliche Sätze, zeigen Sie den Satz pro Zeile oder gruppieren Sie die Steuer nach Satz.

Manche Situationen ändern, wie die Mehrwertsteuer erscheint. Für viele Dienstleistungen zwischen Unternehmen an einen umsatzsteuerlich registrierten Kunden in einem anderen EU-Land gilt das Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft): Sie berechnen keine Mehrwertsteuer, der Kunde führt sie in seinem eigenen Land ab, und Ihre Rechnung sollte das vermerken und beide USt-IdNrn. enthalten. Kleinunternehmerregelungen, bestimmte Waren und spezielle Dienstleistungen folgen eigenen Regeln. Die Details unterscheiden sich je nach Land und je nachdem, was Sie verkaufen, prüfen Sie also Ihre lokalen Vorschriften oder fragen Sie Ihren Steuerberater, und achten Sie darauf, dass das Angebot dieselbe Behandlung widerspiegelt wie Ihre Rechnung.

Zahlungsbedingungen und Lieferzeitplan

Kunden nehmen einen Preis und einen Termin an. Lassen Sie den Termin weg, haben Sie nur die Hälfte des Geschäfts vereinbart.

Zahlungsbedingungen

• Zahlungsplan, zum Beispiel 30 % Anzahlung bei Annahme, 40 % bei Designfreigabe, 30 % bei Lieferung. Anzahlungen sind bei größeren Projekten üblich und schützen Sie, falls der Kunde mittendrin abtaucht.
• Zahlungsziel: fällig innerhalb von 14 oder 30 Tagen nach Rechnungsdatum. Prüfen Sie die gesetzlichen Höchstfristen für Zahlungsziele zwischen Unternehmen in Ihrem Land.
• Zahlungsweg: Bankverbindung und, falls Sie einen verwenden, einen strukturierten Verwendungszweck.
• Zahlungsverzug: Verweisen Sie auf die Zinsen oder Gebühren, die in Ihren AGB festgelegt sind.

Lieferzeitplan

Nennen Sie einen Starttermin oder eine Vorlaufzeit und die wichtigsten Meilensteine. Knüpfen Sie sie an Abhängigkeiten: „Lieferung vier Wochen nach Erhalt der freigegebenen Texte“ ist ein Versprechen, das Sie halten können; „Lieferung am 1. Dezember“ ist ein Versprechen, das in dem Moment bricht, in dem der Kunde Inhalte zu spät liefert.

AGB und Annahme

Ihre AGB regeln, was die Positionen nicht abdecken können: Stornierung, Begrenzung der Korrekturen, Eigentum und Nutzungsrechte an der Arbeit, Haftung und was bei Änderungen des Umfangs passiert. Verlinken Sie sie oder fügen Sie sie bei, und schreiben Sie ins Angebot, dass die Annahme ihre Anerkennung bedeutet. Halten Sie eine kurze Zusammenfassung der Punkte, die Kunden am wichtigsten sind, etwa die Anzahl der Korrekturrunden, direkt im Angebot sichtbar.

Machen Sie die Annahme schließlich ausdrücklich. Ein Angebot ohne Annahmeschritt endet meist mit einem „Klingt gut, legen Sie los“, das irgendwo in einem E-Mail-Verlauf untergeht. Bitten Sie um Name, Datum und Unterschrift, oder nutzen Sie eine Online-Annahme mit elektronischer Signatur, damit der Kunde in Sekunden auf dem Smartphone unterschreiben kann und Sie einen klaren Nachweis haben, wer wann was angenommen hat. Wenn Sie mit Kunden in ganz Europa arbeiten, erklärt unser Leitfaden zu elektronischen Signaturen auf Angeboten in der EU, was eine solche Signatur abdeckt und was nicht.

Die Checkliste für Ihr Angebot

Gehen Sie diese Liste durch, bevor Sie ein Angebot versenden:

• Ihr Firmenname, Ihre Anschrift, Unternehmensnummer und USt-IdNr.
• Ihr Logo und ein klarer Ansprechpartner
• Firmenname des Kunden, Ansprechpartner, Rechnungsadresse und USt-IdNr.
• Eindeutige Angebotsnummer in einheitlichem Format
• Ausstellungsdatum
• Gültigkeitsdauer als Enddatum angegeben
• Kurze Zusammenfassung des Projekts oder Zwecks
• Positionen mit selbsterklärenden Beschreibungen
• Was enthalten ist und, wo sinnvoll, was nicht
• Mengen, Einheiten und Stückpreise für jede Zeile
• Rabatte als eigene Zeilen mit Begründung
• Zwischensumme, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag
• Richtige steuerliche Behandlung (Regelsatz, ermäßigter Satz, Reverse Charge oder steuerfrei), mit den lokalen Vorschriften abgeglichen
• Zahlungsplan, Zahlungsziel und Zahlungsdetails
• Starttermin, Meilensteine und Abhängigkeiten
• AGB verlinkt oder beigefügt
• Ein klarer Weg zur Annahme und Unterschrift

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

1. 1Pauschalpreise für komplexe Arbeit. Eine einzige Zahl lädt zum Feilschen ein, weil der Kunde nicht sieht, wo er kürzen könnte. Schlüsseln Sie auf.
2. 2Offener Leistungsumfang. „Unbegrenzte Korrekturen“ oder „Social-Media-Betreuung“ ohne Grenzen machen ein Festpreisprojekt zum Verlustgeschäft.
3. 3Die Mehrwertsteuer erst auf der Rechnung zeigen. Ein Gesamtbetrag, der nach der Annahme um ein Fünftel wächst, beschädigt Vertrauen, auch wenn er formal korrekt ist.
4. 4Keine Gültigkeitsdauer. Alte Angebote tauchen wieder auf. Ohne Enddatum werden Sie womöglich auf die Preise des Vorjahres festgelegt.
5. 5Mehrere Versionen ohne klare Nummerierung senden. Hat der Kunde drei PDFs namens angebot_final.pdf, nimmt irgendwer die falsche an.
6. 6Kein Annahmeschritt. Ohne Unterschrift oder ausdrückliche Annahme haben Sie ein Gespräch, keine Vereinbarung.
7. 7Uneinheitliches Branding oder das falsche Unternehmen. Besonders häufig bei Freelancern, die mehr als ein Unternehmen führen.

Den Inhalt richtig hinzubekommen, ist das Fundament. Dass das Angebot angenommen wird, ist der nächste Schritt, und dabei geht es ebenso um Präsentation, Optionen und Timing wie um Vollständigkeit. Unser Leitfaden dazu, wie Sie ein Angebot schreiben, das Kunden annehmen, setzt dort an, wo diese Checkliste aufhört.