Angebot in Excel oder Word vs. Angebotssoftware: wann wechseln?
Excel und Word sind kostenlos und flexibel, und für Ihre ersten Angebote reichen sie völlig. Hier sehen Sie, wo sie Sie Zeit und Aufträge kosten und woran Sie merken, dass es Zeit zum Wechseln ist.
Für Angebote sind Excel und Word in Ordnung, wenn Sie ein paar im Monat senden und jedes anders ist. Teuer werden sie, sobald Sie jede Woche Angebote senden: Sie kopieren das vorige Angebot, tippen Kundendaten neu ab, reparieren Formeln, exportieren ein PDF und warten dann, ohne zu wissen, ob der Kunde es geöffnet hat. Angebotssoftware hält Ihre Produkte, Preise und Kunden an einem Ort, berechnet Summen und Umsatzsteuer für Sie und zeigt, wann ein Angebot geöffnet und unterschrieben wird.
Was Excel und Word gut können
- Sie sind kostenlos oder schon bezahlt. Fast jedes Unternehmen hat Office oder Google Workspace.
- Völlige Freiheit. Sie bestimmen Layout, Formulierungen und Berechnungen.
- Excel ist stark bei Zahlen. Angebote mit vielen Zeilen, Mengen und Formeln sind schnell gebaut.
- Keine Einarbeitung. Jeder weiß, wie man ein Dokument öffnet und verschickt.
Wenn Ihnen das reicht, starten Sie mit unserer kostenlosen Angebotsvorlage und machen Sie es sich nicht unnötig schwer.
Wo es anfängt wehzutun
| Aufgabe | In Excel oder Word | In Angebotssoftware |
|---|---|---|
| Neues Angebot beginnen | Letzte Datei kopieren, alten Kunden löschen, umbenennen | Neues Angebot, Kunde wählen, Produkte sind schon da |
| Preise und Summen | Preise abtippen oder kopieren; Formeln und Umsatzsteuer prüfen | Preise kommen aus Ihrer Produktliste; Summen und Umsatzsteuer werden berechnet |
| Optionen für den Kunden | Getrennte Versionen oder „Option A / Option B“ im Text | Der Kunde wählt Optionen und sieht, wie sich die Summe ändert |
| Versenden | PDF exportieren, an eine E-Mail anhängen | Link senden oder direkt aus der App mailen |
| Nach dem Versand | Keine Ahnung, ob es geöffnet wurde | Sehen, wann es geöffnet und angesehen wurde |
| Annahme | Ausdrucken, unterschreiben, einscannen oder eine Antwort-E-Mail | Online-Annahme mit elektronischer Unterschrift |
| Alte Angebote finden | Ordner und Dateinamen durchsuchen | Alle Angebote mit Status in einer Liste |
Keiner dieser Punkte ist für sich eine Katastrophe. Zusammen ergeben sie 15 bis 30 Minuten pro Angebot, dazu die Aufträge, die Sie verlieren, weil der Kunde eine Frage hatte und sie nie gestellt hat. Diesen zweiten Effekt haben wir in warum PDF-Angebote Aufträge kosten untersucht.
Die Fehler, die sich in Tabellen-Angebote einschleichen
- Alte Kundendaten in einem kopierten Angebot: Der falsche Name in der Anrede kommt häufiger vor, als man denkt.
- Kaputte Formeln nach dem Einfügen einer Zeile, sodass eine Position nicht in die Summe einfließt.
- Veraltete Preise, weil die Vorlage nach einer Preisänderung nicht aktualisiert wurde.
- Falsche Umsatzsteuer, wenn ein Angebot verschiedene Sätze mischt oder der Kunde im Ausland sitzt.
- Versionschaos: „angebot_v3_final_FINAL.pdf“, und der Kunde nimmt die falsche Version an.
Fünf Zeichen, dass es Zeit zum Wechseln ist
- 1Sie senden mehr als ein paar Angebote im Monat, und die meisten ähneln sich.
- 2Sie führen irgendwo eine Preisliste und kopieren daraus in jedes Angebot.
- 3Kunden fragen oft nach einer anderen Option oder einem anderen Paket, und Sie erstellen jedes Mal eine neue Version.
- 4Sie fassen regelmäßig bei Kunden nach, ohne zu wissen, ob sie das Angebot überhaupt geöffnet haben.
- 5Sie haben schon mindestens einmal ein Angebot mit einem Rechenfehler oder falschen Kundennamen verschickt.
Wenn zwei oder mehr Punkte zutreffen, macht sich ein Angebotstool durch die gesparte Zeit bezahlt, erst recht, wenn es kostenlos ist. Die Optionen finden Sie unter Angebot kostenlos erstellen und in die beste Angebotssoftware für kleine Unternehmen.
Wechseln, ohne Ihre Arbeitsweise zu verlieren
- 1Beginnen Sie mit Ihrer Preisliste: Legen Sie Ihre meistgenutzten Produkte und Leistungen einmal an.
- 2Bauen Sie Ihr bestes Angebot als Vorlage nach, inklusive Ihrer Standardbedingungen.
- 3Senden Sie das nächste echte Angebot mit dem neuen Tool und vergleichen Sie die Reaktion des Kunden.
- 4Nutzen Sie Excel weiter für seine Stärken, etwa für Berechnungen hinter einem komplexen Preis, und überlassen Sie Darstellung, Versand und Annahme dem Angebotstool.
In Offinal ist das Ergebnis ein Angebot, das Ihr Kunde als Webseite öffnet: Er wählt Optionen, sieht die Summe, stellt Fragen direkt an einer Position und unterschreibt online. Sie sehen, wann es geöffnet wird.
- Gesendet--:--
- Zugestellt--:--
- Geöffnet--:--
- 3× angesehen--:--
Testen Sie es bei Ihrem nächsten Angebot
Starten Sie mit einem Beispiel aus Ihrer Branche und senden Sie es noch heute. Keine Kreditkarte nötig.
Jetzt starten
