Preventivo in Excel o Word vs software: quando cambiare

Excel e Word vanno bene per i preventivi quando ne invii pochi al mese e ognuno è diverso. Iniziano a costarti quando invii preventivi ogni settimana: copi il preventivo precedente, ridigiti i dati del cliente, sistemi le formule, esporti un PDF e poi aspetti senza sapere se il cliente l'ha aperto. Un software per preventivi tiene prodotti, prezzi e clienti in un unico posto, calcola totali e IVA al posto tuo e ti mostra quando un preventivo viene aperto e firmato.

Cosa fanno bene Excel e Word

• Sono gratuiti o già pagati. Quasi ogni azienda ha Office o Google Workspace.
• Libertà totale. Decidi tu impaginazione, testi e calcoli.
• Excel è imbattibile con i numeri. I preventivi con molte righe, quantità e formule si costruiscono facilmente.
• Nessuna curva di apprendimento. Tutti sanno aprire e inviare un documento.

Se ti basta questo, parti dal nostro modello di preventivo gratuito e non complicarti la vita.

Dove iniziano i problemi

Nessuno di questi punti è un disastro da solo. Insieme fanno da 15 a 30 minuti per preventivo, più i clienti che perdi perché avevano una domanda e non l'hanno mai fatta. Abbiamo analizzato questo secondo effetto in perché i preventivi in PDF fanno perdere clienti.

Gli errori che si infilano nei preventivi su foglio di calcolo

• Dati del vecchio cliente rimasti in un preventivo copiato: il nome sbagliato nel saluto è più frequente di quanto pensi.
• Formule rotte dopo aver aggiunto una riga, così una voce non viene conteggiata nel totale.
• Prezzi superati perché il modello non è stato aggiornato dopo una variazione di listino.
• IVA sbagliata quando un preventivo mescola aliquote diverse o il cliente è all'estero.
• Caos di versioni: "preventivo_v3_definitivo_DEFINITIVO.pdf" e il cliente approva quella sbagliata.

Cinque segnali che è ora di cambiare

1. 1Invii più di qualche preventivo al mese e la maggior parte si somiglia.
2. 2Tieni un listino prezzi da qualche parte e lo copi in ogni preventivo.
3. 3I clienti chiedono spesso un'opzione o un pacchetto diverso, e ogni volta prepari una nuova versione.
4. 4Solleciti i clienti regolarmente senza sapere se hanno almeno aperto il preventivo.
5. 5Almeno una volta hai inviato un preventivo con un errore di calcolo o di nome del cliente.

Se ne valgono due o più, uno strumento per preventivi si ripaga con il tempo risparmiato, soprattutto se è gratuito. Trovi le opzioni in preventivo online gratis e in i migliori software per preventivi per piccole imprese.

Cambiare senza perdere il tuo modo di lavorare

1. 1Parti dal listino: inserisci una volta i prodotti e i servizi che usi di più.
2. 2Ricrea il tuo preventivo migliore come modello, comprese le tue condizioni standard.
3. 3Invia il prossimo preventivo reale con il nuovo strumento e confronta la reazione del cliente.
4. 4Tieni Excel per ciò in cui è bravo, come i calcoli dietro un prezzo complesso, e lascia allo strumento per preventivi presentazione, invio e approvazione.

In Offinal il risultato è un preventivo che il cliente apre come pagina web: sceglie le opzioni, vede il totale, fa domande accanto a una voce e firma online. Tu vedi quando viene aperto.

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