Preventivo online gratis: crea un preventivo professionale
Per inviare un preventivo dall'aspetto professionale che viene firmato non serve un software a pagamento. Ecco le opzioni gratuite, in cosa è brava ciascuna e come fare il tuo primo preventivo in dieci minuti.
Puoi fare un preventivo professionale online gratis in tre modi: compilando un modello di preventivo in Word o Google Docs, usando il piano gratuito di un'app di fatturazione oppure con uno strumento per preventivi gratuito come Offinal, che trasforma il tuo preventivo in una pagina interattiva che il cliente può approvare e firmare online. Per un preventivo ogni tanto basta un modello; uno strumento dedicato ti fa risparmiare tempo appena invii più di qualche preventivo al mese, perché prezzi, prodotti e dati dei clienti vengono riutilizzati invece di essere ridigitati.
Qui sotto vediamo cosa deve contenere un preventivo, confrontiamo onestamente le opzioni gratuite e ti mostriamo come fare un primo preventivo in circa dieci minuti.
Cosa serve a un preventivo professionale
Qualunque strumento usi, un preventivo che i clienti prendono sul serio ha sempre gli stessi elementi:
- I dati della tua azienda: ragione sociale, indirizzo, partita IVA o numero d'impresa, referente.
- I dati del cliente e un numero e una data del preventivo, così potete farvi riferimento entrambi in seguito.
- Le voci con una descrizione chiara, quantità, prezzo unitario e totale, così il cliente vede cosa paga.
- L'IVA indicata a parte, con il totale IVA esclusa e IVA inclusa.
- Validità: per quanto tempo vale il prezzo (spesso 30 giorni; vedi quanto deve durare la validità di un preventivo).
- Condizioni: termini di pagamento, data di consegna o tempistiche e cosa succede in caso di lavori extra.
- Un modo per accettare: una riga per la firma o, meglio, un pulsante per approvare e firmare online.
La nostra checklist del preventivo li analizza uno per uno. Il punto qui è questo: uno strumento gratuito va benissimo, purché copra tutti e sette gli elementi senza costringerti a lottare con lui.
Le opzioni gratuite a confronto
| Opzione | Costo | Ideale per | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| Modello Word o Google Docs | Gratis | Preventivi occasionali, pieno controllo sull'impaginazione | Prezzi e totali ridigitati a mano, errori di calcolo, nessuna idea se il cliente l'ha aperto |
| Excel o Google Sheets | Gratis | Preventivi con molte voci e formule | Sembra un foglio di calcolo se non curi la formattazione; resta un file statico |
| Piano gratuito di un'app di fatturazione | Gratis con limiti | Aziende che hanno bisogno soprattutto di fatture e ogni tanto di un preventivo | Limiti su clienti o documenti, preventivi essenziali, gli upgrade ti spingono verso un piano a pagamento |
| Offinal | Gratuito durante l'accesso anticipato | Inviare preventivi che i clienti possono configurare, commentare e firmare online | Dedicato ai preventivi: niente fatturazione né contabilità |
Un modello non costa nulla tranne il tuo tempo, ed è proprio lì che diventa caro: ogni preventivo significa copiare l'ultimo, cambiare il cliente, ricalcolare i totali ed esportare un PDF. Le app di fatturazione eliminano la ridigitazione, ma i loro preventivi sono di solito una variante della fattura: un PDF statico. Se vuoi vedere anche come si confrontano gli strumenti a pagamento, leggi la nostra panoramica dei migliori software per preventivi.
Perché un preventivo interattivo batte un PDF
La maggior parte degli strumenti gratuiti per preventivi finisce con un PDF allegato. Funziona, ma lascia al cliente il compito di leggere, confrontare e rispondere via email. Un preventivo interattivo è una pagina web: il cliente apre un link, sceglie tra pacchetti o opzioni, vede il totale aggiornarsi, fa una domanda accanto a una voce e approva con una firma elettronica. Tu vedi quando viene aperto e ricevi un'email quando viene firmato.
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FacoltativoÈ importante perché la parte lenta di un preventivo raramente è scriverlo. È il botta e risposta che viene dopo. Ne abbiamo parlato in perché i preventivi in PDF fanno perdere clienti.
Il tuo primo preventivo in 10 minuti
- 1Crea un account gratuito su offinal.com. Non serve la carta di credito.
- 2Aggiungi la tua azienda: ragione sociale, indirizzo, partita IVA e logo. Compaiono su ogni preventivo.
- 3Aggiungi i tuoi prodotti o servizi con un prezzo, oppure inseriscili mentre scrivi il preventivo. Vengono salvati per la prossima volta.
- 4Crea il preventivo: scegli il cliente, aggiungi le voci e raggruppale in sezioni. Rendi facoltativa una sezione o lascia che il cliente scelga uno fra più pacchetti.
- 5Imposta validità e condizioni e visualizza l'anteprima del preventivo come la vedrà il cliente.
- 6Invia il link via email da Offinal o copialo nella tua email o chat. Vedrai quando viene aperto.
- 7Fallo firmare: il cliente approva con una firma elettronica, ed entrambi potete scaricare il preventivo firmato in PDF.
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Inizia oraUno strumento gratuito basta per un'azienda vera?
Per i preventivi, sì. Da uno strumento per preventivi ti servono precisione, un aspetto professionale e un modo chiaro per il cliente di dire sì. Un preventivo firmato online è valido quanto un PDF firmato; vedi un preventivo accettato è vincolante? e la nostra guida alla firma elettronica dei preventivi nell'UE.
Gli strumenti gratuiti si fermano a tutto ciò che viene dopo il sì: fatturazione, contabilità, pianificazione dei progetti. Se ti servono in un unico sistema, una piattaforma tutto in uno potrebbe fare più al caso tuo; ne confrontiamo alcune in alternative a Teamleader. Se il collo di bottiglia sono i preventivi, uno strumento dedicato è la scelta più semplice.
