Offerte maken in Excel of Word: wanneer stapt u over?

Excel en Word volstaan voor offertes als u er een paar per maand verstuurt en elke offerte anders is. Ze beginnen u geld te kosten zodra u wekelijks offertes verstuurt: u kopieert de vorige offerte, typt klantgegevens opnieuw, herstelt formules, exporteert een pdf en wacht dan zonder te weten of de klant hem geopend heeft. Offertesoftware houdt uw producten, prijzen en klanten op één plek bij, berekent totalen en btw voor u en toont wanneer een offerte geopend en ondertekend wordt.

Waar Excel en Word goed in zijn

• Ze zijn gratis of al betaald. Bijna elk bedrijf heeft Office of Google Workspace.
• Totale vrijheid. U bepaalt de opmaak, de formulering en de berekeningen.
• Excel is sterk met cijfers. Offertes met veel regels, aantallen en formules bouwt u er makkelijk in.
• Geen leercurve. Iedereen weet hoe u een document opent en verstuurt.

Is dat alles wat u nodig hebt, begin dan met ons gratis offertesjabloon en maak het uzelf niet moeilijker dan nodig.

Waar het begint te knellen

Geen van deze punten is op zich een ramp. Samen tellen ze op tot 15 à 30 minuten per offerte, plus de deals die u verliest omdat de klant een vraag had en die nooit stelde. Dat tweede effect bekeken we in waarom pdf-offertes deals kosten.

De fouten die in offertes uit een rekenblad sluipen

• Oude klantgegevens die in een gekopieerde offerte blijven staan: de verkeerde naam in de aanhef komt vaker voor dan u denkt.
• Kapotte formules na het toevoegen van een rij, waardoor een regel niet meetelt in het totaal.
• Verouderde prijzen omdat het sjabloon niet bijgewerkt werd na een prijswijziging.
• Verkeerde btw wanneer één offerte tarieven mengt of de klant in het buitenland zit.
• Versiechaos: “offerte_v3_definitief_DEFINITIEF.pdf”, en de klant keurt de verkeerde goed.

Vijf signalen dat het tijd is om over te stappen

1. 1U verstuurt meer dan een paar offertes per maand en de meeste lijken op elkaar.
2. 2U houdt ergens een prijslijst bij en kopieert daaruit in elke offerte.
3. 3Klanten vragen vaak om een andere optie of een ander pakket, en u maakt telkens een nieuwe versie.
4. 4U zit klanten geregeld achterna zonder te weten of ze de offerte zelfs maar geopend hebben.
5. 5U hebt minstens één keer een offerte verstuurd met een rekenfout of een verkeerde klantnaam.

Herkent u er twee of meer, dan verdient een offertetool zichzelf terug in bespaarde tijd, zeker als hij gratis is. Bekijk de opties in gratis offerte maken en de beste offertesoftware voor kleine bedrijven.

Overstappen zonder uw manier van werken kwijt te raken

1. 1Begin met uw prijslijst: voeg uw meest gebruikte producten en diensten één keer toe.
2. 2Bouw uw beste offerte opnieuw op als sjabloon, inclusief uw standaardvoorwaarden.
3. 3Verstuur uw volgende echte offerte met de nieuwe tool en vergelijk hoe de klant reageert.
4. 4Gebruik Excel voor waar het goed in is, zoals de berekening achter een complexe prijs, en laat de offertetool de presentatie, het versturen en de goedkeuring doen.

In Offinal is het resultaat een offerte die uw klant opent als webpagina: hij kiest opties, ziet het totaal, stelt vragen bij een regel en ondertekent online. U ziet wanneer de offerte geopend wordt.

Aan[email protected]

OnderwerpUw offerte van Northwind Studio

Offerte Q-1042 →

Offerte versturen

1. Verstuurd--:--
2. Afgeleverd--:--
3. Geopend--:--
4. 3× bekeken--:--

Anna heeft uw offerte geopend