Gratis offerte sjabloon (Word) met ingevuld voorbeeld

Een goed offertesjabloon heeft zeven onderdelen: uw gegevens, de gegevens van de klant, een offertenummer en datum, offerteregels met aantal en prijs, btw en totalen, geldigheid en voorwaarden, en een plek om akkoord te gaan. Hieronder kunt u een gratis offertesjabloon voor Word downloaden (het opent ook in Google Docs en LibreOffice), een ingevuld voorbeeld bekijken en lezen hoe u elk onderdeel invult.

Wat er in het sjabloon zit

• Koptekst met uw bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, e-mailadres en telefoonnummer.
• Offerte voor: naam, bedrijf en adres van de klant.
• Offertenummer, datum en geldig tot, zodat beide partijen ernaar kunnen verwijzen.
• Een korte inleiding die het project in een of twee zinnen beschrijft.
• Tabel met offerteregels met omschrijving, aantal, eenheidsprijs en bedrag.
• Totalen: subtotaal, btw en totaal inclusief btw.
• Voorwaarden: betalingsvoorwaarden, planning en wat niet inbegrepen is.
• Akkoord: naam, datum en handtekening van de klant.

Een ingevuld voorbeeld

Zo zien de offerteregels eruit voor een klein websiteproject, geofferd door een freelancer aan 21% btw:

Merk op dat elke regel zegt wat de klant krijgt, niet hoeveel uren u eraan besteedt. Dat maakt de prijs makkelijker te aanvaarden. Voor een volledig uitgewerkt voorbeeld van zo'n project, zie onze gids over de offerte voor een website; voor bouwwerken, zie de offerte voor een renovatie.

Zo vult u elk onderdeel in

Offertenummer en geldigheid

Nummer uw offertes doorlopend (bijvoorbeeld 2026-014), zodat u ze terugvindt en er in de factuur naar kunt verwijzen. Voeg een datum toe tot wanneer de offerte geldig is; 30 dagen is gebruikelijk, korter als uw materiaalkosten schommelen. Meer in hoe lang een offerte geldig moet zijn.

Offerteregels

Gebruik één regel per onderdeel dat u oplevert, met een omschrijving die een leek begrijpt. Groepeer verwante regels onder tussenkoppen als de offerte lang wordt. Kan de klant kiezen tussen opties, toon ze dan als aparte pakketten in plaats van één groot totaal; goed-beter-best-prijzen legt uit hoe.

Voorwaarden

Houd uw voorwaarden kort en concreet: wanneer u factureert (bijvoorbeeld 30% bij akkoord, de rest bij oplevering), de betalingstermijn, de verwachte planning en wat als meerwerk telt. Korte voorwaarden lezen klanten; lange slaan ze over.

Akkoord

Een ondertekende offerte is de afspraak waarop u terugvalt als er later discussie is. Met een Word-sjabloon print de klant de offerte, ondertekent en scant ze, of antwoordt hij “akkoord” per e-mail. Beide werken, maar het eerste is traag en het tweede raakt u makkelijk kwijt. Zie is een offerte bindend.

Wanneer een sjabloon niet meer volstaat

Een sjabloon is perfect voor uw eerste offertes. Het begint tijd te kosten wanneer u voor elke nieuwe klant de vorige offerte kopieert, totalen met de hand herberekent en klanten achternazit die niet geantwoord hebben. Dat is meestal het moment om over te stappen op een gratis offertetool. We vergeleken beide aanpakken in offertes in Excel of Word vs offertesoftware.

In Offinal wordt dezelfde offerte een interactieve pagina: de klant kiest opties, ziet het totaal meeveranderen, reageert bij een regel en ondertekent online, en u ziet wanneer de offerte geopend wordt.

offinal.com/q/7hX2kP

UX & visueel ontwerp€ 2.400

Wireframes, prototypes en een volledig designsysteem.

Ontwikkeling€ 4.800

Responsieve bouw, CMS-installatie en prestatie-optimalisatie.

Lancering & training€ 900

Ondersteuning bij livegang en een praktische teamworkshop.