Gratis offerte maken: maak online een professionele offerte
U hebt geen betaalde software nodig om een offerte te sturen die er professioneel uitziet en ondertekend wordt. De gratis opties, waar elk goed in is, en hoe u in tien minuten uw eerste offerte maakt.
U kunt op drie manieren gratis een professionele offerte online maken: u vult een offertesjabloon in Word of Google Docs in, u gebruikt de gratis versie van een facturatieapp, of u gebruikt een gratis offertetool zoals Offinal, die van uw offerte een interactieve pagina maakt die uw klant online kan goedkeuren en ondertekenen. Een sjabloon volstaat voor een offerte af en toe; een offertetool bespaart tijd zodra u er meer dan een paar per maand verstuurt, omdat u prijzen, producten en klantgegevens hergebruikt in plaats van ze opnieuw te typen.
Hieronder leest u wat er in een offerte moet staan, vergelijken we de gratis opties eerlijk en maken we stap voor stap een eerste offerte in ongeveer tien minuten.
Wat een professionele offerte nodig heeft
Welke tool u ook gebruikt, een offerte die klanten serieus nemen bestaat altijd uit dezelfde bouwstenen:
- Uw bedrijfsgegevens: naam, adres, btw- of ondernemingsnummer, contactpersoon.
- Klantgegevens en een offertenummer en datum, zodat u en de klant er later allebei naar kunnen verwijzen.
- Offerteregels met een duidelijke omschrijving, aantal, eenheidsprijs en totaal, zodat de klant ziet waarvoor hij betaalt.
- Btw apart vermeld, met het totaal exclusief en inclusief btw.
- Geldigheid: hoe lang de prijs geldt (vaak 30 dagen; zie hoe lang een offerte geldig moet zijn).
- Voorwaarden: betalingsvoorwaarden, leverdatum of planning, en wat er gebeurt met meerwerk.
- Een manier om akkoord te gaan: een handtekeningregel, of beter, een knop om online goed te keuren en te ondertekenen.
Onze checklist voor offertes bespreekt elk onderdeel in detail. Waar het hier om gaat: een gratis tool is goed genoeg zolang hij alle zeven onderdelen dekt zonder dat u ertegen moet vechten.
De gratis opties vergeleken
| Optie | Kosten | Goed voor | Let op |
|---|---|---|---|
| Sjabloon in Word of Google Docs | Gratis | Losse offertes, volledige controle over de opmaak | Prijzen en totalen met de hand overtypen, rekenfouten, geen idee of de klant de offerte geopend heeft |
| Excel of Google Sheets | Gratis | Offertes met veel regels en formules | Ziet eruit als een rekenblad, tenzij u tijd steekt in de opmaak; blijft een statisch bestand |
| Gratis versie van een facturatieapp | Gratis met beperkingen | Bedrijven die vooral facturen nodig hebben en af en toe een offerte | Limieten op klanten of documenten, eenvoudige offertes, upgrades duwen u naar een betaald abonnement |
| Offinal | Gratis tijdens early access | Offertes die klanten online kunnen samenstellen, becommentariëren en ondertekenen | Gericht op offertes: geen facturatie of boekhouding |
Een sjabloon kost niets behalve uw tijd, en precies daar wordt het duur: elke offerte betekent de vorige kopiëren, de klant aanpassen, totalen herberekenen en een pdf exporteren. Facturatieapps lossen het overtypen op, maar hun offertes zijn meestal een variant op een factuur: een statische pdf. Wilt u ook zien hoe de betaalde tools zich verhouden, lees dan ons overzicht van de beste offertesoftware.
Waarom een interactieve offerte beter werkt dan een pdf
De meeste gratis offertetools eindigen bij een pdf-bijlage. Dat werkt, maar dan moet de klant zelf lezen, vergelijken en per e-mail antwoorden. Een interactieve offerte is een webpagina: de klant opent een link, kiest tussen pakketten of opties, ziet het totaal meeveranderen, stelt een vraag bij een regel en keurt goed met een elektronische handtekening. U ziet wanneer de offerte geopend wordt, en u krijgt een e-mail wanneer ze ondertekend is.
Kies uw pakket
Kies éénExtra's
OptioneelDat telt, want het trage deel van offreren is zelden het schrijven. Het is het heen-en-weer achteraf. Daarover schreven we meer in waarom pdf-offertes deals kosten.
Maak uw eerste offerte in 10 minuten
- 1Maak een gratis account aan op offinal.com. U hebt geen creditcard nodig.
- 2Voeg uw bedrijf toe: naam, adres, btw-nummer en logo. Die verschijnen op elke offerte.
- 3Voeg uw producten of diensten toe met een prijs, of voeg ze toe terwijl u de offerte schrijft. Ze worden bewaard voor de volgende keer.
- 4Maak de offerte: kies de klant, voeg regels toe en groepeer ze in secties. Maak een sectie optioneel of laat de klant kiezen uit meerdere pakketten.
- 5Stel de geldigheid en voorwaarden in en bekijk de offerte zoals uw klant ze zal zien.
- 6Verstuur de link per e-mail vanuit Offinal, of kopieer hem in uw eigen e-mail of chat. U ziet wanneer hij geopend wordt.
- 7Laat ondertekenen: de klant keurt goed met een elektronische handtekening, en u en de klant kunnen allebei de ondertekende offerte als pdf downloaden.
Probeer het bij uw volgende offerte
Begin met een voorbeeld voor uw soort werk en verstuur het vandaag nog. Geen creditcard nodig.
Aan de slagIs een gratis offertetool goed genoeg voor een echt bedrijf?
Om te offreren: ja. Wat u van een offertetool nodig hebt, is nauwkeurigheid, een professionele uitstraling en een duidelijke manier waarop de klant ja kan zeggen. Een online ondertekende offerte is net zo geldig als een ondertekende pdf; zie is een offerte bindend en onze gids over elektronische handtekeningen op offertes in de EU.
Waar gratis tools ophouden, is alles na het ja: facturatie, boekhouding, projectplanning. Hebt u die allemaal in één systeem nodig, dan past een alles-in-éénplatform misschien beter; we vergelijken er een paar in Teamleader-alternatieven. Is offreren uw knelpunt, dan is een aparte offertetool de eenvoudigere keuze.
