Oferta w Excelu lub Wordzie czy program do ofert: kiedy zmienić
Excel i Word są darmowe i elastyczne, a przy pierwszych ofertach w zupełności wystarczą. Oto moment, w którym zaczynają kosztować Cię czas i zlecenia, i jak poznać, że pora na zmianę.
Excel i Word sprawdzają się przy ofertach, gdy wysyłasz ich kilka miesięcznie, a każda jest inna. Zaczynają kosztować, gdy wysyłasz oferty co tydzień: kopiujesz poprzednią ofertę, przepisujesz dane klienta, poprawiasz formuły, eksportujesz PDF, a potem czekasz, nie wiedząc, czy klient ją w ogóle otworzył. Program do ofert trzyma produkty, ceny i klientów w jednym miejscu, sam liczy sumy i VAT i pokazuje, kiedy oferta została otwarta i podpisana.
W czym Excel i Word są dobre
- Są darmowe albo już za nie płacisz. Prawie każda firma ma pakiet Office lub Google Workspace.
- Pełna swoboda. Sam decydujesz o układzie, sformułowaniach i obliczeniach.
- Excel świetnie radzi sobie z liczbami. Oferty z wieloma pozycjami, ilościami i formułami łatwo w nim zbudować.
- Nie trzeba się niczego uczyć. Każdy wie, jak otworzyć i wysłać dokument.
Jeśli to wszystko, czego potrzebujesz, zacznij od naszego darmowego wzoru oferty i nie komplikuj sobie życia.
Gdzie zaczyna boleć
| Zadanie | W Excelu lub Wordzie | W programie do ofert |
|---|---|---|
| Nowa oferta | Kopiujesz ostatni plik, usuwasz starego klienta, zmieniasz nazwę pliku | Nowa oferta, wybierasz klienta, produkty już tam są |
| Ceny i sumy | Przepisujesz lub kopiujesz ceny; sprawdzasz formuły i VAT | Ceny pochodzą z listy produktów; sumy i VAT liczą się same |
| Opcje dla klienta | Osobne wersje albo „opcja A / opcja B” w tekście | Klient wybiera opcje i widzi zmianę sumy |
| Wysyłka | Eksport do PDF, załącznik do e-maila | Wysyłasz link albo e-mail prosto z aplikacji |
| Po wysłaniu | Nie wiesz, czy oferta została otwarta | Widzisz, kiedy oferta została otwarta i przejrzana |
| Akceptacja | Wydruk, podpis, skan albo odpowiedź e-mailem | Akceptacja online z podpisem elektronicznym |
| Szukanie starych ofert | Przeszukujesz foldery i nazwy plików | Wszystkie oferty ze statusem na jednej liście |
Żadna z tych rzeczy osobno nie jest katastrofą. Razem dają od 15 do 30 minut na ofertę, plus zlecenia, które tracisz, bo klient miał pytanie i nigdy go nie zadał. Ten drugi efekt opisaliśmy w artykule dlaczego oferty w PDF tracą klientów.
Błędy, które wkradają się do ofert w arkuszach
- Dane starego klienta w skopiowanej ofercie: złe nazwisko w powitaniu zdarza się częściej, niż myślisz.
- Zepsute formuły po dodaniu wiersza, przez co pozycja nie wlicza się do sumy.
- Nieaktualne ceny, bo po zmianie cennika nikt nie zaktualizował wzoru.
- Zły VAT, gdy jedna oferta łączy różne stawki albo klient jest za granicą.
- Chaos wersji: „oferta_v3_final_OSTATECZNA.pdf”, a klient akceptuje niewłaściwą.
Pięć sygnałów, że pora na zmianę
- 1Wysyłasz więcej niż kilka ofert miesięcznie, a większość z nich wygląda podobnie.
- 2Gdzieś trzymasz cennik i przy każdej ofercie z niego kopiujesz.
- 3Klienci często proszą o inną opcję lub pakiet, a Ty za każdym razem robisz nową wersję.
- 4Regularnie przypominasz się klientom, nie wiedząc, czy w ogóle otworzyli ofertę.
- 5Przynajmniej raz wysłałeś ofertę z błędem w obliczeniach lub w nazwie klienta.
Jeśli pasują co najmniej dwa punkty, narzędzie do ofert zwróci się w zaoszczędzonym czasie, zwłaszcza gdy jest darmowe. Opcje znajdziesz w artykułach darmowy kreator ofert i najlepszy program do ofert dla małych firm.
Zmiana bez porzucania swojego sposobu pracy
- 1Zacznij od cennika: raz dodaj najczęściej używane produkty i usługi.
- 2Odtwórz swoją najlepszą ofertę jako szablon, razem ze standardowymi warunkami.
- 3Wyślij następną prawdziwą ofertę nowym narzędziem i porównaj reakcję klienta.
- 4Zostaw Excelowi to, w czym jest dobry, na przykład obliczenia stojące za złożoną ceną, a prezentację, wysyłkę i akceptację powierz narzędziu do ofert.
W Offinal efektem jest oferta, którą klient otwiera jako stronę internetową: wybiera opcje, widzi sumę, zadaje pytania przy konkretnej pozycji i podpisuje online. Ty widzisz, kiedy ją otworzył.
- Wysłano--:--
- Dostarczono--:--
- Otwarto--:--
- Wyświetlono 3×--:--
Wypróbuj przy następnej ofercie
Zacznij od przykładu dla swojej branży i wyślij ofertę jeszcze dziś. Bez karty kredytowej.
Zacznij teraz
