Offert i Excel eller Word vs offertprogram: när ska du byta?
Excel och Word är gratis och flexibla, och för dina första offerter fungerar de bra. Här ser du var de börjar kosta dig tid och affärer, och hur du vet att det är dags att byta.
Excel och Word fungerar bra för offerter när du skickar några i månaden och varje offert är unik. De börjar kosta dig när du skickar offerter varje vecka: du kopierar den förra offerten, skriver in kunduppgifter igen, rättar formler, exporterar en PDF och väntar sedan utan att veta om kunden har öppnat den. Ett offertprogram samlar dina produkter, priser och kunder på ett ställe, räknar ut summor och moms åt dig och visar när en offert öppnas och signeras.
Vad Excel och Word gör bra
- De är gratis eller redan betalda. Nästan alla företag har Office eller Google Workspace.
- Total frihet. Du bestämmer layout, formuleringar och beräkningar.
- Excel är bra på siffror. Offerter med många rader, antal och formler är lätta att bygga.
- Ingen inlärningskurva. Alla vet hur man öppnar och skickar ett dokument.
Om det är allt du behöver, börja med vår gratis offertmall och gör det inte krångligare än så.
Där det börjar göra ont
| Uppgift | I Excel eller Word | I ett offertprogram |
|---|---|---|
| Påbörja en ny offert | Kopiera den senaste filen, rensa bort den gamla kunden, byt namn på filen | Ny offert, välj kund, produkterna finns redan där |
| Priser och summor | Skriv in eller kopiera priser; kontrollera formler och moms | Priserna hämtas från din produktlista; summor och moms räknas ut |
| Alternativ för kunden | Separata versioner, eller ”alternativ A / alternativ B” i texten | Kunden väljer tillval och ser totalsumman ändras |
| Skicka | Exportera PDF, bifoga i ett mejl | Skicka en länk, eller mejla den direkt från appen |
| Efter utskick | Ingen aning om den har öppnats | Se när den öppnas och visas |
| Godkännande | Skriv ut, signera, skanna, eller ett svarsmejl | Godkännande online med elektronisk underskrift |
| Hitta gamla offerter | Leta i mappar och filnamn | Alla offerter med status i en lista |
Inget av detta är en katastrof i sig. Tillsammans blir det 15 till 30 minuter per offert, plus de affärer du förlorar för att kunden hade en fråga och aldrig ställde den. Den andra effekten tittade vi på i varför PDF-offerter förlorar affärer.
Misstagen som smyger sig in i offerter i kalkylark
- Gamla kunduppgifter kvar i en kopierad offert: fel namn i hälsningsfrasen är vanligare än man tror.
- Trasiga formler efter att du lagt till en rad, så att en rad inte räknas med i summan.
- Inaktuella priser eftersom mallen inte uppdaterades efter en prisändring.
- Fel moms när en offert blandar momssatser eller kunden finns utomlands.
- Versionskaos: ”offert_v3_slutlig_SLUTLIG.pdf”, och kunden godkänner fel version.
Fem tecken på att det är dags att byta
- 1Du skickar fler än några offerter i månaden och de flesta liknar varandra.
- 2Du har en prislista någonstans och kopierar från den till varje offert.
- 3Kunder ber ofta om ett annat alternativ eller paket, och du gör en ny version varje gång.
- 4Du jagar kunder regelbundet utan att veta om de ens har öppnat offerten.
- 5Du har minst en gång skickat en offert med räknefel eller fel kundnamn.
Om två eller fler stämmer betalar ett offertverktyg sig självt i sparad tid, särskilt när det är gratis. Se alternativen i skapa offert gratis och bästa offertprogrammet för småföretag.
Byt utan att tappa ditt sätt att arbeta
- 1Börja med din prislista: lägg in dina mest använda produkter och tjänster en gång.
- 2Bygg om din bästa offert som mall, inklusive dina standardvillkor.
- 3Skicka nästa riktiga offert med det nya verktyget och jämför kundens reaktion.
- 4Behåll Excel till det det är bra på, som beräkningarna bakom ett komplext pris, och låt offertverktyget sköta presentation, utskick och godkännande.
I Offinal blir resultatet en offert som kunden öppnar som en webbsida: hen väljer tillval, ser totalsumman, ställer frågor vid en rad och signerar online. Du ser när den öppnas.
- Skickad--:--
- Levererad--:--
- Öppnad--:--
- Visad 3×--:--
Testa på din nästa offert
Utgå från ett exempel för din typ av jobb och skicka det i dag. Inget kreditkort behövs.
Kom igång
