Hvad skal et tilbud indeholde? Tjekliste til freelancere

Et godt tilbud indeholder dine virksomhedsoplysninger, kundens oplysninger, et unikt tilbudsnummer og en dato, en gyldighedsperiode, et klart omfang opdelt i tilbudslinjer med antal og enhedspriser, eventuelle rabatter, momssats og momsbeløb, totalen, betalingsbetingelser, en leveringstidsplan, dine vilkår og betingelser og en måde, kunden kan godkende det på. Mangler du ét af dem, inviterer du til spørgsmål, forsinkelser eller, endnu værre, uenighed om, hvad der egentlig blev aftalt.

Denne guide gennemgår hvert element i den rækkefølge, det typisk står i på siden, forklarer, hvorfor det er vigtigt, og slutter med en tjekliste, du kan have liggende ved skrivebordet, samt en liste over de fejl, vi oftest ser. Er du stadig i tvivl om, hvorvidt du har brug for et tilbud, et overslag eller et egentligt projektforslag, så start med forskellen på et tilbud, et overslag og et projektforslag.

Hvem det er fra, og hvem det er til

Tilbuddets sidehoved besvarer et enkelt spørgsmål: Hvilken virksomhed lover hvad, og til hvem? Det lyder indlysende, men uklare sidehoveder er en almindelig kilde til problemer senere, især når tilbuddet bliver grundlaget for en faktura eller en kontrakt.

Dine virksomhedsoplysninger

• Juridisk navn eller binavn præcis som det står i din virksomhedsregistrering.
• Adresse på dit registrerede hjemsted.
• Virksomheds- og momsnummer. I Belgien danner virksomhedsnummeret for eksempel grundlag for momsnummeret; i Holland har du et KVK-nummer og et separat moms-ID, og i Danmark er det dit CVR-nummer. Angiv dem, der gælder for dig.
• Kontaktoplysninger: én e-mailadresse og ét telefonnummer, som kunden faktisk skal bruge.
• Logo og branding, så tilbuddet straks kan genkendes, når det sendes videre til en chef eller en økonomiafdeling.

Driver du mere end én virksomhed eller ét brand, så sørg for, at hvert tilbud står i den rigtige virksomheds navn. At sende et tilbud fra dit designstudie med bankoplysningerne fra dit konsulentfirma er en let fejl at begå og en pinlig fejl at rette. Værktøjer, der holder separate virksomheder med egen branding og nummerering, fjerner den risiko helt.

Kundens oplysninger

• Virksomhedsnavn og juridisk enhed, ikke kun navnet på den person, du har talt med.
• Kontaktperson og vedkommendes rolle, så det er tydeligt, hvem der har bedt om tilbuddet.
• Faktureringsadresse og, for erhvervskunder, deres momsnummer. Du skal bruge det på fakturaen, og ved grænseoverskridende opgaver inden for EU har det betydning for, hvordan momsen håndteres.

Tilbudsnummer, dato og gyldighedsperiode

Hvert tilbud skal have et unikt tilbudsnummer. Det gør det muligt for dig og kunden at henvise til én bestemt version (”vi godkendte Q-2026-041, ikke det tidligere”) og gør det let at koble den endelige faktura til det, der blev aftalt. Brug et ensartet format, for eksempel et præfiks plus et løbenummer, og genbrug aldrig numre.

Tilføj udstedelsesdatoen og en gyldighedsperiode. 30 dage er en almindelig standard; 14 dage passer til hurtige opgaver eller svingende materialepriser, og 60 dage eller mere kan passe til større projekter med lange godkendelsesforløb. En gyldighedsperiode beskytter dig mod, at en kunde accepterer en seks måneder gammel pris, efter at dine timepriser eller leverandørpriser har ændret sig, og den signalerer diskret, at der forventes en beslutning.

Omfang og tilbudslinjer

Det er hjertet i tilbuddet og den del, der oftest giver anledning til uenighed. Målet er, at en person, der ikke var med til jeres møder, kan læse tilbudslinjerne og forstå præcis, hvad der bliver leveret.

Skriv beskrivelser, der kan stå alene

Sammenlign ”Hjemmeside – 3.400 €” med ”Redesign af hjemmeside: op til 8 sideskabeloner, responsivt design, to korrekturrunder pr. skabelon, migrering af op til 30 eksisterende sider. Tekstforfatning og fotografering er ikke inkluderet.” Den anden version tager 30 sekunder længere at skrive og sparer en uges frem og tilbage, når kunden spørger, om bloggen er med.

• Skriv, hvad der er inkluderet, gerne med tal: sider, timer, korrekturrunder, leverancer, formater.
• Skriv, hvad der ikke er inkluderet, når der er den mindste risiko for misforståelser.
• Angiv forudsætninger: ”forudsætter, at kunden leverer færdige tekster, før designet går i gang”.
• Del store opgaver op i separate tilbudslinjer (afklaring, design, udvikling, oplæring) i stedet for ét samlet beløb. Kunder stoler på priser, når de kan se logikken bag.

offinal.com/q/7hX2kP

UX & visuelt design2.400 €

Wireframes, prototyper og et komplet designsystem.

Udvikling4.800 €

Responsiv opbygning, CMS-opsætning og performance-optimering.

Lancering & træning900 €

Hjælp til go-live og en praktisk workshop for teamet.

I et statisk dokument må du vælge mellem detaljer og læsbarhed. I et interaktivt tilbud kan du holde overblikket kort og knytte den fulde beskrivelse, et eksempel på en leverance eller et produktfoto til hver linje. I Offinal kommer tilbudslinjer med billeder, video og detaljer fra dit produktkatalog, så den ekstra kontekst vises på hvert tilbud, uden at du skal skrive den igen.

Antal, enheder og enhedspriser

Hver linje bør vise et antal, en enhed (timer, dage, sider, stk., måneder) og en enhedspris, med linjetotalen beregnet ud fra dem. ”40 timer × 85 €” er lettere at acceptere end ”3.400 €”, fordi kunden kan se, hvordan du er nået frem til beløbet, og kan justere omfanget, hvis budgettet er stramt. Angiv tydeligt, om enhedspriserne er ekskl. eller inkl. moms; over for erhvervskunder er priser ekskl. moms normen.

Rabatter, moms og total

Vis udregningen i rækkefølge: subtotal, rabat, subtotal efter rabat, moms, total. Her er et illustrativt eksempel for en belgisk freelancer, der giver tilbud til en lokal erhvervskunde med standardsatsen på 21 %:

Rabatter

Giver du rabat, så vis den som en selvstændig linje med en begrundelse (hurtig betaling, fast kunde, pakkeløsning). En synlig rabat opfattes som en bevidst gestus; en stille sænket pris bliver kundens nye forventning næste gang.

Moms i EU

Vis momssatsen og momsbeløbet, ikke kun totalen. Erhvervskunder har brug for opdelingen i deres eget regnskab, og når du viser den fra starten, undgår du den klassiske overraskelse, når en faktura lander 21 % højere end det tal, nogen havde i hovedet. Gælder der forskellige satser for forskellige varer, så vis satsen pr. linje eller grupper momsen efter sats.

I nogle situationer vises momsen anderledes. For mange B2B-ydelser, der leveres til en momsregistreret kunde i et andet EU-land, gælder omvendt betalingspligt (reverse charge): Du opkræver ingen moms, og kunden afregner den i sit eget land, og det skal fremgå af din faktura sammen med begge momsnumre. Fritagelsesordninger for små virksomheder, visse varer og bestemte ydelser følger deres egne regler. Detaljerne varierer fra land til land og efter, hvad du sælger, så tjek de lokale regler eller spørg din revisor, og sørg for, at tilbuddet afspejler den behandling, din faktura vil bruge.

Betalingsbetingelser og leveringstidsplan

Kunder godkender en pris og en dato. Udelader du datoen, har I kun aftalt halvdelen af handlen.

Betalingsbetingelser

• Betalingsplan, for eksempel 30 % i forudbetaling ved godkendelse, 40 % ved godkendt design og 30 % ved levering. Forudbetaling er standard ved større projekter og beskytter dig, hvis kunden forsvinder halvvejs.
• Betalingsfrist: forfalder inden for 14 eller 30 dage fra fakturadatoen. Tjek de lovbestemte maksimale betalingsfrister mellem virksomheder i dit land.
• Sådan betaler kunden: bankoplysninger og eventuel struktureret reference.
• For sen betaling: henvis til de renter eller gebyrer, der fremgår af dine vilkår og betingelser.

Leveringstidsplan

Angiv en startdato eller leveringstid og de vigtigste milepæle. Knyt dem til afhængigheder: ”Levering fire uger efter modtagelse af godkendte tekster” er et løfte, du kan holde; ”Levering 1. december” er et løfte, der brydes, i det øjeblik kunden sender indholdet for sent.

Vilkår, betingelser og godkendelse

Dine vilkår og betingelser dækker det, tilbudslinjerne ikke kan: annullering, begrænsning af korrekturrunder, ejerskab og licens til arbejdet, ansvar og hvad der sker, når omfanget ændrer sig. Link til dem eller vedhæft dem, og skriv i tilbuddet, at godkendelse betyder accept af dem. Hold et kort resumé af de punkter, kunderne går mest op i, for eksempel antallet af korrekturrunder, synligt i selve tilbuddet.

Gør til sidst godkendelsen eksplicit. Et tilbud uden et godkendelsestrin ender ofte med et ”lyder godt, bare gå i gang” begravet i en e-mailtråd. Bed om navn, dato og underskrift, eller brug online godkendelse med e-signatur, så kunden kan underskrive fra telefonen på få sekunder, og du får en klar registrering af, hvem der godkendte hvad og hvornår. Arbejder du med kunder i hele Europa, forklarer vores guide til elektroniske signaturer på tilbud i EU, hvad en sådan signatur dækker, og hvad den ikke dækker.

Tjeklisten til dit tilbud

Gå denne liste igennem, før du sender et tilbud:

• Dit juridiske navn, adresse, virksomhedsnummer og momsnummer
• Dit logo og én tydelig kontaktperson
• Kundens virksomhedsnavn, kontaktperson, faktureringsadresse og momsnummer
• Unikt tilbudsnummer i et ensartet format
• Udstedelsesdato
• Gyldighedsperiode skrevet som en slutdato
• Kort resumé af projektet eller formålet
• Tilbudslinjer med selvforklarende beskrivelser
• Hvad der er inkluderet og, hvor det er relevant, hvad der ikke er
• Antal, enheder og enhedspriser for hver linje
• Rabatter vist som separate linjer med en begrundelse
• Subtotal, momssats, momsbeløb og total
• Korrekt momsbehandling (standard, nedsat, omvendt betalingspligt eller fritaget), tjekket op mod de lokale regler
• Betalingsplan, betalingsfrist og betalingsoplysninger
• Startdato, milepæle og afhængigheder
• Vilkår og betingelser henvist til eller vedhæftet
• En tydelig måde at godkende og underskrive på

Almindelige fejl, du bør undgå

1. 1Én samlet pris for komplekst arbejde. Et enkelt tal inviterer til prutning, fordi kunden ikke kan se, hvad der kan skæres fra. Del det op.
2. 2Et åbent omfang. ”Ubegrænsede rettelser” eller ”hjælp med sociale medier” uden grænser er præcis sådan, et fastprisprojekt ender med underskud.
3. 3At glemme momsen indtil fakturaen. En total, der vokser med en femtedel efter godkendelsen, skader tilliden, selv når den er teknisk korrekt.
4. 4Ingen gyldighedsperiode. Gamle tilbud dukker op igen. Uden en slutdato kan du blive holdt fast på sidste års priser.
5. 5Flere versioner uden tydelig nummerering. Har kunden tre PDF'er, der hedder tilbud_endelig.pdf, er der nogen, der godkender den forkerte.
6. 6Intet godkendelsestrin. Uden en underskrift eller udtrykkelig accept har du en samtale, ikke en aftale.
7. 7Inkonsekvent branding eller den forkerte virksomhed. Særligt udbredt blandt freelancere, der driver mere end én virksomhed.

At få indholdet på plads er fundamentet. At få tilbuddet godkendt er næste skridt, og det handler lige så meget om præsentation, valgmuligheder og timing som om fuldstændighed. Vores guide til, hvordan du skriver et tilbud, som kunderne godkender, tager over, hvor denne tjekliste slipper.