Tilbud i Excel eller Word vs. tilbudsprogram: hvornår skifte?
Excel og Word er gratis og fleksible, og til dine første tilbud er de fine. Her kan du se, hvor de begynder at koste dig tid og aftaler, og hvordan du ved, at det er tid til at skifte.
Excel og Word er fine til tilbud, når du sender nogle få om måneden, og hvert tilbud er forskelligt. De begynder at koste dig, når du sender tilbud hver uge: Du kopierer det forrige tilbud, taster kundeoplysningerne ind igen, retter formler, eksporterer en PDF og venter så uden at vide, om kunden har åbnet den. Et tilbudsprogram samler dine produkter, priser og kunder ét sted, regner totaler og moms ud for dig og viser, hvornår et tilbud bliver åbnet og underskrevet.
Det gør Excel og Word godt
- De er gratis eller allerede betalt. Næsten alle virksomheder har Office eller Google Workspace.
- Total frihed. Du bestemmer selv layout, formuleringer og beregninger.
- Excel er stærkt til tal. Tilbud med mange linjer, mængder og formler er nemme at bygge.
- Ingen indlæringskurve. Alle ved, hvordan man åbner og sender et dokument.
Er det alt, du har brug for, så start med vores gratis tilbudsskabelon, og gør det ikke mere kompliceret.
Her begynder det at gøre ondt
| Opgave | I Excel eller Word | I et tilbudsprogram |
|---|---|---|
| Starte et nyt tilbud | Kopiér den sidste fil, slet den gamle kunde, omdøb | Nyt tilbud, vælg kunde, produkterne er der allerede |
| Priser og totaler | Tast eller kopiér priser ind; tjek formler og moms | Priserne kommer fra din produktliste; totaler og moms beregnes |
| Valgmuligheder for kunden | Separate versioner eller ”mulighed A / mulighed B” i teksten | Kunden vælger muligheder og ser totalen ændre sig |
| Afsendelse | Eksportér PDF, vedhæft til en e-mail | Send et link, eller send det via e-mail fra programmet |
| Efter afsendelse | Ingen anelse om, hvorvidt det er åbnet | Se, hvornår det bliver åbnet og læst |
| Godkendelse | Print, underskriv, scan eller et svar på e-mail | Online godkendelse med en elektronisk signatur |
| Finde gamle tilbud | Søg i mapper og filnavne | Alle tilbud med status på én liste |
Ingen af dem er en katastrofe i sig selv. Tilsammen løber de op i 15 til 30 minutter pr. tilbud, plus de aftaler, du mister, fordi kunden havde et spørgsmål og aldrig fik det stillet. Den anden effekt har vi kigget på i hvorfor PDF-tilbud koster aftaler.
De fejl, der sniger sig ind i tilbud i regneark
- Gamle kundeoplysninger efterladt i et kopieret tilbud: Det forkerte navn i indledningen er mere almindeligt, end man skulle tro.
- Ødelagte formler efter en ny række, så en linje ikke tælles med i totalen.
- Forældede priser, fordi skabelonen ikke blev opdateret efter en prisændring.
- Forkert moms, når ét tilbud blander satser, eller kunden er i udlandet.
- Versionskaos: ”tilbud_v3_endelig_ENDELIG.pdf”, og kunden godkender den forkerte.
Fem tegn på, at det er tid til at skifte
- 1Du sender mere end nogle få tilbud om måneden, og de fleste ligner hinanden.
- 2Du har en prisliste liggende et sted og kopierer fra den ind i hvert tilbud.
- 3Kunderne beder ofte om en anden mulighed eller pakke, og du laver en ny version hver gang.
- 4Du rykker jævnligt kunder uden at vide, om de overhovedet har åbnet tilbuddet.
- 5Du har mindst én gang sendt et tilbud med en regnefejl eller et forkert kundenavn.
Passer to eller flere, tjener et tilbudsværktøj sig hjem i sparet tid, især når det er gratis. Se mulighederne i lav et tilbud gratis og de bedste tilbudsprogrammer til små virksomheder.
Skift uden at miste din måde at arbejde på
- 1Start med din prisliste: Tilføj dine mest brugte produkter og ydelser én gang.
- 2Genskab dit bedste tilbud som skabelon, inklusive dine standardbetingelser.
- 3Send det næste rigtige tilbud med det nye værktøj, og sammenlign kundens reaktion.
- 4Brug Excel til det, det er godt til, som beregningerne bag en kompleks pris, og lad tilbudsværktøjet klare præsentation, afsendelse og godkendelse.
I Offinal er resultatet et tilbud, som kunden åbner som en webside: Kunden vælger muligheder, ser totalen, stiller spørgsmål ved en linje og underskriver online. Du kan se, hvornår tilbuddet bliver åbnet.
- Sendt--:--
- Leveret--:--
- Åbnet--:--
- Set 3×--:--
Prøv det på dit næste tilbud
Start fra et eksempel til din type arbejde, og send det i dag. Intet kreditkort nødvendigt.
Kom i gang
