Angebotssoftware für kleine Unternehmen 2026: 6 Tools verglichen

Die beste Angebotssoftware für ein kleines Unternehmen ist die, mit der Sie schnell ein klares, professionelles Angebot versenden und mit der Ihr Kunde ganz einfach online zusagen kann. Für interaktive Angebote mit Optionen und Online-Unterschrift zu geringen Kosten lohnt sich ein Blick auf Offinal oder Better Proposals. Wenn Sie eine umfassende Plattform für Projektvorschläge und Verträge mit CRM-Integrationen suchen, sind PandaDoc, Proposify und Qwilr stärker. Brauchen Sie vor allem Angebote, aus denen Rechnungen werden, reicht vielleicht schon ein kostenloses Tool wie Zoho Invoice.

Einen einzigen Sieger gibt es nicht, denn kleine Unternehmen erstellen Angebote auf sehr unterschiedliche Weise. Ein Küchenbauer, eine Webagentur und eine Eventplanerin brauchen jeweils etwas anderes. Unten finden Sie eine praxisnahe Checkliste, worauf es ankommt, einen fairen Vergleich von sechs Tools und einen einfachen Weg zur Entscheidung.

Was Angebotssoftware für Sie leisten sollte

Bevor Sie Marken vergleichen, klären Sie, welches Problem Sie lösen wollen. Die meisten kleinen Unternehmen steigen von Word, Excel oder ihrer Buchhaltungssoftware um, weil Angebote zu lange dauern, uneinheitlich aussehen oder im Posteingang des Kunden verschwinden. Mit dieser Checkliste können Sie jedes Tool beurteilen:

• Tempo beim Erstellen. Wiederverwendbare Produkte, Vorlagen und gespeicherte Abschnitte, damit ein neues Angebot Minuten statt eines halben Nachmittags dauert.
• Interaktive Optionen für den Kunden. Kann der Kunde zwischen Paketen wählen, Zusatzleistungen ankreuzen oder Mengen ändern, während sich die Summe laufend anpasst? Genau das macht aus einem Angebot ein Gespräch statt eines Preises nach dem Motto „friss oder stirb“. Warum das wichtig ist, lesen Sie unter Good-Better-Best-Preise.
• Online-Annahme und elektronische Unterschrift. Der Kunde sollte in einer Minute auf jedem Gerät zusagen können, ohne Drucken oder Einscannen.
• Tracking. Wenn Sie wissen, wann ein Angebot geöffnet wird, wissen Sie auch, wann Sie nachfassen sollten.
• Fragen und Feedback. Eine Möglichkeit für den Kunden, zu einer bestimmten Position nachzufragen, ohne lange E-Mail-Verläufe.
• PDF-Export. Manche Kunden und Buchhaltungen wollen für ihre Unterlagen weiterhin ein PDF.
• Steuern, Währung und Sprache. Für Unternehmen in Europa: korrekte Behandlung der Umsatzsteuer, Euro und andere Währungen sowie Angebote in der Sprache Ihres Kunden.
• Was nach der Zusage passiert. Brauchen Sie Rechnungen, Zahlungen oder eine CRM-Synchronisierung, oder erledigen Sie das anderswo?
• Preis und Tarifstruktur. Preise pro Nutzer summieren sich schnell, wenn ein Team wächst. Prüfen Sie, ob die Funktionen, die Sie brauchen, schon im Einstiegstarif enthalten sind oder erst in höheren Stufen.

Sechs Angebotstools im Vergleich

Die Tabelle gibt einen schnellen Überblick. Die Preise sind jeweils der günstigste kostenpflichtige Einstieg, den der Anbieter im Oktober 2026 auf seiner offiziellen Preisseite nennt, meist in US-Dollar und in der Regel bei jährlicher Abrechnung. Tarife und Preise ändern sich, prüfen Sie also vor Ihrer Entscheidung immer die Preisseite des Anbieters.

Offinal

Offinal basiert auf einer Idee: Statt eines statischen PDFs erhält der Kunde einen Link zu einer interaktiven Angebotsseite. Sie fügen Abschnitte hinzu, in denen der Kunde eine oder mehrere Optionen wählt, und die Summe passt sich bei jeder Auswahl live an. Kunden können das gesamte Angebot oder eine bestimmte Position kommentieren, und Sie antworten und aktualisieren das Angebot im selben Verlauf. Wenn der Kunde so weit ist, nimmt er mit einer gezeichneten oder getippten elektronischen Unterschrift an oder lehnt mit einer Begründung ab.

offinal.com/q/7hX2kP

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Starter

Landingpage und SEO-Grundlagen

1.900 €

Wachstum

Website mit fünf Seiten und CMS

4.800 €

Skalierung

Individuelle Plattform mit Integrationen

9.600 €

Extras

Optional

Texterstellung+650 €Produktfotografie+1.200 €Wartungsvertrag (12 Monate)+1.800 €

Live-Summe1.900 €

Sie können Angebote als nachverfolgte Links senden und in einem Aktivitätsverlauf sehen, wann sie geöffnet werden. Angebote lassen sich in 13 Sprachen mit Umsatzsteuer und mehreren Währungen erstellen, jedes Angebot kann weiterhin als PDF heruntergeladen werden, und Sie können mehrere Firmen oder Marken über ein Konto führen. Der Einstieg ist kostenlos, eine Kreditkarte ist nicht nötig.

Wo andere stärker sind: Offinal bietet keine Rechnungsstellung, keinen Zahlungseinzug, keine CRM-Integrationen und keine Bibliothek mit Vertragsvorlagen, und die elektronische Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte. Wenn Sie das brauchen, passt eines der folgenden Tools oder eine Kombination besser zu Ihnen.

PandaDoc

PandaDoc ist einer der bekanntesten Namen in dieser Kategorie und geht weit über Angebote hinaus. Es deckt Projektvorschläge, Verträge und andere Dokumente ab, mit Vorlagen, elektronischer Unterschrift, Preistabellen, Freigabe-Workflows und Integrationen mit gängigen CRMs. Es passt gut zu Vertriebsteams, die eine Plattform für alle Dokumente wollen, die sie versenden und unterschreiben lassen.

Was Sie bedenken sollten: Der Funktionsumfang, der PandaDoc so leistungsfähig macht, kann für ein Zwei-Personen-Unternehmen viel sein, und manche Funktionen gibt es erst in höheren Tarifen. Prüfen Sie, welcher Tarif die Preistabellen und Integrationen enthält, die Sie brauchen. Wir vergleichen PandaDoc mit schlankeren Optionen in PandaDoc-Alternativen.

Proposify

Proposify konzentriert sich auf Projektvorschläge für Vertriebsteams. Es bietet eine Inhaltsbibliothek, Kontrolle über das Design, interaktive Angebote, in denen Käufer optionale Posten wählen oder eigene Mengen eingeben können, elektronische Unterschriften in jedem Tarif sowie Integrationen mit CRM-, Rechnungs- und Zahlungstools. Höhere Stufen ergänzen API-Zugang, Premium-Integrationen und mehr Kontrolle über den Vertriebsprozess.

Was Sie bedenken sollten: Die Preise richten sich an Teams, die regelmäßig Projektvorschläge senden. Für einen Freelancer, der eine Handvoll Angebote im Monat verschickt, sind die Kosten pro Nutzer erheblich.

Qwilr

Qwilr macht aus Projektvorschlägen Webseiten, mit Angebotsblöcken, die Tabellen oder gestaffelte Pakete zeigen können, elektronischer Unterschrift und Auswertungen. Im Einstiegstarif lässt es sich mit CRMs wie HubSpot, Pipedrive und Zoho verbinden, in höheren Stufen auch mit Salesforce, und Kunden können über die auf Stripe basierende Zahlungsfunktion online bezahlen.

Was Sie bedenken sollten: Die höheren Tarife werden nur jährlich abgerechnet und setzen eine Mindestanzahl an Nutzern voraus. Qwilr passt deshalb eher zu wachsenden B2B-Vertriebsteams als zu Einzelunternehmern.

Better Proposals

Better Proposals ist bei Freelancern und kleinen Agenturen wegen des niedrigen Einstiegspreises beliebt. Der Starter-Tarif enthält digitale Unterschriften, interaktive Preistabellen, Zahlungsintegrationen (genannt werden Stripe, GoCardless und PayPal), eine Inhaltsbibliothek und Benachrichtigungen beim Öffnen. CRM-Integrationen, API-Zugang und Zapier gibt es im Premium-Tarif.

Was Sie bedenken sollten: Funktionen wie Kommentare direkt im Dokument und Freigaben durch Vorgesetzte gibt es erst im Enterprise-Tarif. Prüfen Sie also, welche Stufe Sie brauchen, bevor Sie Preise vergleichen.

Zoho Invoice

Wenn Ihre Angebote einfach sind und Sie eigentlich vor allem Rechnungen brauchen, reicht vielleicht ein Rechnungsprogramm mit Angebotsmodul. Zoho Invoice ist für kleine Unternehmen kostenlos, mit Grenzen wie zwei Nutzern und 500 Rechnungen pro Jahr. Kunden können Angebote über ein Kundenportal annehmen, ablehnen oder verhandeln, Sie können ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln, und Unterschriften sind über Zoho Sign möglich. Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine ähnliche Angebotsfunktion.

Was Sie bedenken sollten: Angebote in Rechnungsprogrammen sind meist feste Dokumente. Für eine klare Preisliste funktionieren sie gut, weniger gut, wenn Kunden selbst zwischen Paketen und Zusatzleistungen wählen sollen.

Wo spezialisierte Angebotstools PDFs schlagen

Egal welches Tool Sie wählen: Den größten Gewinn bringt meist der Abschied vom PDF-Anhang. Ein PDF kann Ihnen nicht sagen, ob es geöffnet wurde, der Kunde kann darin keine Option wählen und keine Frage stellen, und die Annahme bedeutet oft Drucken, Unterschreiben und Einscannen. Ausführlich behandeln wir das in warum PDF-Angebote Aufträge kosten.

Ein Online-Angebot löst diese Probleme auf einen Schlag. In Offinal zum Beispiel wählt der Kunde Optionen mit interaktiven Preisen, Sie sehen jeden Aufruf über die Angebotsverfolgung, und der Kunde nimmt über denselben Link mit einer elektronischen Unterschrift an. Was Unterschriften in Europa gültig macht, lesen Sie in elektronische Signaturen auf Angeboten in der EU.

So wählen Sie die richtige Angebotssoftware

Grenzen Sie die Auswahl mit ein paar ehrlichen Fragen ein:

1. 1Wie komplex sind Ihre Angebote? Eine feste Preisliste passt zu einem Rechnungsprogramm. Pakete, Zusatzleistungen und optionale Extras sprechen für interaktive Angebote.
2. 2Was brauchen Sie nach der Zusage? Wollen Sie Zahlungen oder Rechnungen aus demselben Tool, schauen Sie sich Better Proposals, Qwilr oder Zoho Invoice an. Wenn Ihr Steuerberater oder Ihr Rechnungsprogramm das bereits übernimmt, genügt ein fokussiertes Angebotstool.
3. 3Muss es mit einem CRM synchronisieren? Arbeitet Ihr Vertrieb in HubSpot oder Salesforce, wählen Sie ein Tool mit dieser Integration, etwa PandaDoc, Proposify oder Qwilr.
4. 4Versenden Sie auch Verträge? Wenn Sie eine Bibliothek mit Vertragsvorlagen und Dokumenten-Workflows wollen, ist PandaDoc genau dafür gebaut.
5. 5Wie viele Personen werden es nutzen? Multiplizieren Sie den Preis pro Nutzer mit Ihrer Teamgröße und mit zwölf, bevor Sie vergleichen.
6. 6Was erlebt Ihr Kunde? Schicken Sie sich aus jedem Tool auf Ihrer Shortlist ein Testangebot und öffnen Sie es auf dem Smartphone. Die Kundenseite ist wichtiger als der Editor.

Die meisten Tools bieten eine kostenlose Testphase oder einen kostenlosen Tarif. Testen Sie also zwei oder drei mit einem echten Angebot, statt anhand von Funktionslisten zu entscheiden. Wenn Sie interaktive Angebote mit Optionen, Live-Summen, Kommentaren und Online-Unterschrift ohne hohe Monatsrechnung wollen: Offinal können Sie kostenlos starten. Tipps zum Inhalt des Angebots selbst finden Sie in wie Sie ein Angebot schreiben, das Kunden annehmen.