Angebot nachfassen, ohne aufdringlich zu wirken (+ Vorlagen)

Um ein Angebot nachzufassen, ohne aufdringlich zu sein, melden Sie sich zwei bis drei Werktage nach dem Versand, bieten jedes Mal etwas Nützliches statt nur nach einer Entscheidung zu fragen und hören nach drei oder vier Kontakten innerhalb von zwei bis drei Wochen auf. Machen Sie es dem Kunden leicht, Ja zu sagen, eine Frage zu stellen oder Nein zu sagen. Ein klares Nein ist besser als monatelange Funkstille.

Die meisten Angebote, auf die keine Antwort kommt, sind keine Absagen. Der Kunde hatte viel zu tun, braucht die Freigabe eines Kollegen oder hat eine Frage, die er noch nicht gestellt hat. Ein höfliches, gut getimtes Nachfassen ist ein Service, keine Belästigung. Unten finden Sie einen praxisnahen Zeitplan, was Sie in jedem Schritt sagen, und drei kurze E-Mails zum Kopieren und Anpassen.

Warum Nachfassen wichtiger ist, als Sie denken

Viele Freelancer senden ein Angebot und warten. Das wirkt respektvoll, und niemand möchte verzweifelt erscheinen. Aus Sicht des Kunden bedeutet Stille aber oft nur, dass das Angebot in seinem Posteingang nach unten gerutscht ist, nicht, dass er sich gegen Sie entschieden hat.

• Entscheidungen bleiben ohne Anstoß liegen. Ein Angebot anzunehmen ist für den Kunden selten dringend, also wird es hinter Aufgaben zurückgestellt, die es sind.
• Ungestellte Fragen blockieren die Annahme. Ein Kunde, der nicht sicher ist, ob das Hosting enthalten ist, antwortet vielleicht einfach gar nicht, statt deswegen eine E-Mail zu schreiben.
• Weitere Personen kommen ins Spiel. Eine Vorgesetzte, ein Geschäftspartner oder die Buchhaltung muss das Angebot womöglich sehen, und Ihr Ansprechpartner braucht vielleicht Hilfe, um es ihnen vorzulegen.
• Mitbewerber fassen nach. Wenn sich ein anderer Anbieter meldet und Sie nicht, wirkt er interessierter an dem Auftrag.

Ein Nachfassen ist auch eine Chance zu zeigen, wie Sie arbeiten. Kunden gehen zu Recht davon aus, dass Sie ihr Projekt so behandeln, wie Sie ein Angebot behandeln.

Vor dem Versand: das Nachfassen vorbereiten

Am einfachsten ist das Nachfassen, wenn Sie es schon beim Versand des Angebots vorbereiten. Ein paar Gewohnheiten machen den ganzen Ablauf reibungsloser:

• Vereinbaren Sie im Gespräch einen nächsten Schritt. „Ich schicke Ihnen morgen das Angebot und rufe Sie am Donnerstag an, um es durchzugehen“ macht Ihr Nachfassen zu etwas, das der Kunde erwartet.
• Legen Sie ein Gültigkeitsdatum fest. Ein Angebot, das 30 Tage gilt, gibt Ihnen einen natürlichen Anlass, sich vor Ablauf zu melden. Unser Leitfaden dazu, was in ein Angebot gehört, behandelt die Gültigkeit und die anderen Grundlagen.
• Senden Sie einen Link, nicht nur einen Anhang. Mit einem Link zu einem Online-Angebot sehen Sie, ob es geöffnet wurde, und der Kunde sieht immer die aktuelle Version. Mehr dazu in warum PDF-Angebote Aufträge kosten.
• Tragen Sie die Erinnerungen in Ihren Kalender ein, sobald Sie auf Senden klicken, damit das Nachfassen nicht von Ihrem Gedächtnis abhängt.

Ein praxisnaher Zeitplan zum Nachfassen

Den perfekten Zeitplan gibt es nicht, aber dieser funktioniert gut für die meisten Angebote von Freelancern und Agenturen im Bereich von einigen Tausend bis zu mehreren Zehntausend Euro. Passen Sie ihn an die Größe des Auftrags und das Tempo der Branche Ihres Kunden an.

1. 1Tag 0 – Versand. Senden Sie das Angebot mit einer kurzen persönlichen Notiz: was es enthält, welche Option Sie empfehlen und was der nächste Schritt ist.
2. 2Tag 2–3 – erste Rückfrage. Bestätigen Sie, dass es angekommen ist, und bieten Sie an, es gemeinsam durchzugehen. Bleiben Sie bei drei oder vier Sätzen.
3. 3Tag 7 – Mehrwert bieten. Teilen Sie etwas Nützliches: ein passendes Referenzprojekt, die Antwort auf eine Frage, die der Kunde wahrscheinlich hat, oder den Vorschlag einer schlankeren Option, falls das Budget das Problem sein könnte.
4. 4Tag 14 – Anstoß zur Entscheidung. Erwähnen Sie das Gültigkeitsdatum oder Ihre Planung und fragen Sie direkt, ob das Thema noch aktuell ist.
5. 5Tag 21–30 – den Kreis schließen. Senden Sie eine kurze, freundliche letzte Nachricht, die es leicht macht, Nein oder Jetzt nicht zu sagen. Hören Sie dann auf und markieren Sie das Angebot als verloren oder zurückgestellt.

Vier oder fünf Kontakte in einem Monat sind genug. Mehr fühlt sich nach Druck an, und weniger lässt oft Aufträge liegen, die nur noch eine Erinnerung gebraucht hätten.

Lassen Sie das Kundenverhalten den Zeitpunkt bestimmen

Ein Kalender ist ein guter Standard, aber was der Kunde tatsächlich tut, ist ein besserer Wegweiser. Wenn Sie Angebote als nachverfolgte Links senden, sehen Sie, wann und wie oft sie geöffnet werden. Das verändert das Nachfassen erheblich:

• Nach zwei Tagen nicht geöffnet: Die E-Mail wurde vielleicht übersehen oder herausgefiltert. Ein kurzes „Ich wollte nur sichergehen, dass das angekommen ist“ ist völlig angemessen.
• Einmal geöffnet, dann nichts: Der Kunde hat es gesehen und zurückgestellt. Ein Nachfassen mit Mehrwert um Tag 7 funktioniert gut.
• In wenigen Tagen mehrmals geöffnet: Der Kunde vergleicht, bespricht es oder bereitet intern eine Entscheidung vor. Ein guter Moment, ein kurzes Telefonat anzubieten.
• Nach Wochen der Stille erneut geöffnet: Das Projekt ist wieder auf dem Tisch. Melden Sie sich jetzt, solange Sie präsent sind.

Genau dafür gibt es die Angebotsverfolgung in Offinal. Jedes Angebot ist ein Link, und jeder Aufruf wird im Aktivitätsverlauf des Angebots festgehalten, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob ein Kunde immer wieder darauf zurückkommt.

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Was Sie in jeder Nachfass-Nachricht sagen

Der Unterschied zwischen aufdringlichem und hilfreichem Nachfassen liegt vor allem im Inhalt. „Gibt es schon Neuigkeiten?“ schiebt die Last dem Kunden zu. Gutes Nachfassen gibt ihm etwas: Informationen, Sicherheit, eine einfachere Option oder eine simple Frage, die er in einer Zeile beantworten kann.

• Beantworten Sie die Frage, die noch niemand gestellt hat. Klären Sie, was enthalten ist, wie die Zahlung funktioniert oder wann Sie beginnen könnten.
• Senken Sie den Aufwand für eine Antwort. Stellen Sie Fragen mit kurzen Antworten: „Passt Option B weiterhin am besten, oder soll ich den Umfang anpassen?“
• Bieten Sie eine Alternative an. Wenn der Preis das Problem sein könnte, erwähnen Sie das schlankere Paket. Angebote mit Good-Better-Best-Optionen machen das leicht, weil die Alternative schon da ist.
• Nennen Sie einen echten Grund für den Zeitpunkt. Ihre Verfügbarkeit, eine Preisänderung oder das Ablaufdatum des Angebots sind ehrliche Gründe. Erfundene Fristen sind es nicht.
• Machen Sie Nein zu einer gültigen Antwort. Kunden, die sich frei fühlen abzulehnen, antworten eher überhaupt.

Drei Vorlagen für Nachfass-E-Mails

Kopieren Sie diese Vorlagen und machen Sie sie zu Ihren eigenen. Ersetzen Sie die Klammern und ergänzen Sie ein konkretes Detail aus Ihrem Gespräch, damit die E-Mail nur an diesen Kunden geschrieben sein kann.

1. Die freundliche Rückfrage (Tag 2–3)

2. Der Mehrwert (Tag 7)

3. Der höfliche Abschluss (Tag 21–30)

Die dritte Vorlage bekommt oft die meisten Antworten überhaupt. Wenn Sie den Druck herausnehmen, erlauben Sie dem Kunden, ehrlich zu antworten, ob mit „dieses Jahr nicht mehr“ oder mit „Entschuldigung, wir sind bereit, legen wir los“.

Machen Sie das Antworten leicht

Nachfassen wirkt am besten, wenn der nächste Schritt danach mühelos ist. Muss der Kunde ein PDF herunterladen, ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurückmailen, prallt jede Erinnerung an dieser Hürde ab. Verringern Sie die Reibung:

• Lassen Sie Kunden ihre Fragen direkt im Angebot stellen. Mit Kommentaren im Angebot können Kunden zu einer bestimmten Position fragen, und Sie können im selben Verlauf antworten und das Angebot aktualisieren, ohne E-Mails durchsuchen zu müssen.
• Lassen Sie Kunden Optionen selbst wählen, damit eine Änderung des Umfangs kein neues Angebot und keine weitere Warterunde erfordert.
• Ermöglichen Sie die Online-Annahme, damit ein Ja nur eine Minute dauert, auf jedem Gerät.
• Ermöglichen Sie eine klare Ablehnung mit Begründung. Zu wissen, warum Sie einen Auftrag verloren haben, ist nützlich und führt manchmal zu einem verbesserten Angebot.

In Offinal können Kunden all das über denselben Link erledigen, den Sie gesendet haben: kommentieren, Optionen wählen, mit einer Unterschrift annehmen oder mit einer Begründung ablehnen. Sie erhalten eine E-Mail, wenn ein Kunde kommentiert, und können antworten, solange das Angebot noch frisch in seinem Kopf ist.

Wann Sie mit dem Nachfassen aufhören sollten

Hören Sie auf, wenn der Kunde eine klare Antwort gibt oder wenn Ihr höflicher Abschluss unbeantwortet bleibt. Markieren Sie das Angebot als verloren oder zurückgestellt und notieren Sie, was Sie wissen. Dann lassen Sie es los, mit zwei Ausnahmen:

• Der Kunde hat einen späteren Zeitpunkt genannt. Hat er „nach dem Sommer“ gesagt, tragen Sie eine Erinnerung in den Kalender ein und melden Sie sich dann mit einem frischen, aktualisierten Angebot.
• Der Kunde kommt darauf zurück. Sehen Sie, dass das Angebot Wochen später erneut geöffnet wird, ist eine kurze, zurückhaltende Nachricht willkommen und nicht aufdringlich.

Gutes Nachfassen ist vor allem eine Frage der Beständigkeit: ein einfacher Zeitplan, jedes Mal eine nützliche Nachricht und ein leichter Weg zu antworten. Für die andere Hälfte der Arbeit, ein Angebot zu schreiben, das von vornherein weniger Nachfassen braucht, lesen Sie, wie Sie ein Angebot schreiben, das Kunden annehmen.