PandaDoc-Alternativen für Angebote und Projektvorschläge (2026)

Welche PandaDoc-Alternative die beste ist, hängt davon ab, was Sie hauptsächlich versenden. Für kleine Unternehmen, die vor allem Angebote senden und möchten, dass Kunden Optionen wählen, kommentieren und online unterschreiben, ist Offinal eine einfache Lösung, die Sie kostenlos starten können. Proposify, Qwilr und Better Proposals passen zu Teams, die längere, gestaltete Projektvorschläge für den Vertrieb senden. Bonsai eignet sich für Freelancer, die Projektvorschläge, Verträge und Rechnungen an einem Ort wollen, und Zoho Sign für alle, die nur Dokumente unterschreiben lassen müssen.

PandaDoc ist ein gutes Produkt und für manche Teams die richtige Wahl. Es ist aber als breite Dokumentenplattform gebaut, und wenn Ihr Alltag darin besteht, ein paar Angebote pro Woche zu versenden, zahlen Sie womöglich pro Nutzer für Funktionen, die Sie nie öffnen. Unten sehen wir uns an, warum Nutzer wechseln, was PandaDoc gut macht, und stellen sechs Alternativen mit ihren Stärken und Schwächen vor. Die Preise haben wir im Oktober 2026 auf der jeweiligen Preisseite des Anbieters geprüft; sie sind wie dort angegeben in US-Dollar und ohne Umsatzsteuer.

Warum Nutzer eine PandaDoc-Alternative suchen

Die meisten, die nach einer Alternative suchen, sind mit der Qualität von PandaDoc nicht unzufrieden. Meist reagieren sie auf einen von drei Punkten:

• Preis pro Nutzer. PandaDoc rechnet pro Nutzer ab, und die Funktionen, die die meisten Vertriebsteams wollen, etwa individuelle Angebote, CRM-Integrationen, eine Inhaltsbibliothek und Freigabe-Workflows, stecken im Business-Tarif statt im Starter-Tarif. Für ein Team von drei oder vier Personen summiert sich das schnell, und manche Funktionen erfordern zusätzlich Nutzungsguthaben oder kostenpflichtige Add-ons.
• Komplexität, wenn Sie vor allem Angebote senden. PandaDoc deckt Verträge, Formulare, Projektvorschläge, CPQ und Workflow-Automatisierung ab. Für eine Vertriebsorganisation ist diese Breite nützlich, doch eine kleine Agentur oder ein Handwerksbetrieb, der einfach ein klares Angebot senden will, empfindet Editor und Einstellungen womöglich als schwerer als nötig.
• Dokumentenzentriert statt interaktiv. Ausgangspunkt bei PandaDoc ist ein Dokument: Sie gestalten Seiten, fügen Preistabellen und Felder hinzu, und der Kunde prüft und unterschreibt. Manche Unternehmen bevorzugen ein Angebot, das sich eher wie eine Webseite verhält, auf der der Kunde zwischen Paketen wählt, Zusatzleistungen an- und abwählt und die Summe sieht, bevor er annimmt.

Keiner dieser Punkte ist an sich ein Mangel. Sie zeigen nur, dass PandaDoc auf einen breiteren Einsatz zielt als Ihren, und genau dann lohnt sich ein Blick auf eine Alternative.

Was PandaDoc gut macht

Fairerweise muss man sagen: PandaDoc ist in mehreren Bereichen stark, in denen einfachere Tools, Offinal eingeschlossen, nicht mithalten:

• Vorlagen und Inhaltsbibliothek. Wiederverwendbare Bausteine, Vorlagen im eigenen Branding und eine große Vorlagengalerie helfen Teams, Projektvorschläge einheitlich zu halten.
• CRM-Integrationen. Ab dem Business-Tarif verbindet sich PandaDoc mit gängigen CRMs, sodass Dokumente aus Deal-Daten erstellt werden können.
• Workflows und Freigaben. Freigabe-Workflows, Deal Rooms und im Enterprise-Tarif Workflow-Automatisierung und CPQ passen zu größeren Vertriebsteams mit internen Freigaberegeln.
• Mehr als Angebote. Verträge, Webformulare, Massenversand und Notar-Optionen (teils als Add-on) machen es zu einem allgemeinen Dokumententool, nicht nur zu einem Angebotstool.

Im Oktober 2026 nennt PandaDoc einen Free-Tarif (5 Dokumente pro Monat), Starter für 19 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 35 USD bei monatlicher Abrechnung, Business für 49 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 65 USD bei monatlicher Abrechnung und einen Enterprise-Tarif mit individuellem Preis. Wenn Sie auf tiefe CRM-Integration, Zahlungen im Dokument oder automatisierte mehrstufige Freigaben angewiesen sind, ist es sinnvoll, bei PandaDoc zu bleiben oder zu einer anderen umfassenden Proposal-Plattform zu wechseln.

Sechs PandaDoc-Alternativen im Vergleich

Jedes der folgenden Tools löst ein etwas anderes Problem. Statt sie in eine Rangfolge zu bringen, beschreiben wir, für wen sich welches eignet, damit Sie es mit Ihrer tatsächlichen Verkaufsweise abgleichen können.

1. Offinal: interaktive Angebote für kleine Unternehmen

Offinal ist webbasierte Angebotssoftware. Sie erstellen ein Angebot einmal und senden dem Kunden statt eines statischen PDFs einen Link zu einer interaktiven Angebotsseite, wobei sich jedes Angebot weiterhin als PDF herunterladen lässt. Es richtet sich an kleine Unternehmen, Freelancer und Agenturen, deren wichtigstes Dokument das Angebot selbst ist.

• Für wen es passt: kleine Unternehmen, die vor allem Angebote senden, keine langen Projektvorschläge oder Verträge, und möchten, dass Kunden selbst Entscheidungen treffen.
• Stärken: Kunden wählen mit interaktiven Preisen zwischen Optionen und Zusatzleistungen und sehen die Summe live; sie kommentieren das Angebot oder eine bestimmte Position, und Sie antworten im selben Verlauf; sie nehmen mit einer einfachen elektronischen Signatur an oder lehnen mit Begründung ab. Angebote funktionieren in 13 Sprachen mit Umsatzsteuer und mehreren Währungen. Kostenloser Einstieg, keine Kreditkarte nötig.
• Schwächen: keine Integrationen (keine Anbindung an CRM, Zahlungsanbieter oder Zapier), keine Rechnungen oder Zahlungseinzug, keine Bibliothek mit Vertragsvorlagen und keine qualifizierten elektronischen Signaturen. Wenn Sie das brauchen, passt eines der folgenden Tools besser.

offinal.com/q/7hX2kP

UX- & visuelles Design

2.400 €

0

A

Anna · Lumen Café

Können wir die Designphase in zwei Meilensteine aufteilen?

N

Northwind Studio

Natürlich, ich habe das Angebot aktualisiert. Schauen Sie mal!

A

Anna · Lumen Café

Perfekt, ich nehme es jetzt an 🙌

2. Proposify: Projektvorschläge für Vertriebsteams

Proposify ist eine Plattform für Projektvorschläge, die sich an Vertriebsteams richtet, die gestaltete, mehrseitige Vorschläge versenden und steuern wollen, wie diese entstehen.

• Für wen es passt: B2B-Vertriebsteams mit einer Vertriebsleitung, die einheitliche Projektvorschläge, Rollen und Freigabeschritte will.
• Stärken: Inhaltsbibliothek, Produktkatalog, Integrationen und Dokumentenauswertungen ab dem ersten kostenpflichtigen Tarif; Benutzerrollen, Freigabe-Workflows und benutzerdefinierte Felder in höheren Tarifen.
• Schwächen: Abrechnung pro Nutzer, und die erweiterten Steuerungsfunktionen gibt es erst in höheren Stufen. Der Build-Tarif kostet 39 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 49 USD monatlich, Grow 65 USD pro Nutzer und Monat (Oktober 2026). Es gibt eine kostenlose Testphase von 14 Tagen.

3. Qwilr: Projektvorschläge als Webseiten

Qwilr kommt Offinal vom Ansatz her am nächsten: Projektvorschläge sind interaktive Webseiten statt Dokumente. Es setzt stärker auf visuell aufwendige Verkaufsvorschläge und bietet mehr Funktionen für den Vertriebs-Stack.

• Für wen es passt: Vertriebsteams, die ausgefeilte, webbasierte Projektvorschläge mit Anbindung an ihr CRM wollen.
• Stärken: elektronische Unterschriften, Auswertungen, integrierte Zahlungen (QwilrPay) sowie Integrationen mit HubSpot, Zoho und Pipedrive im Einstiegstarif; Automatisierungen und bedingte Inhalte in höheren Tarifen.
• Schwächen: Die höheren Tarife haben eine Mindestanzahl an Nutzern und werden jährlich abgerechnet. Starter kostet 35 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 49 USD monatlich; Growth 55 USD pro Nutzer und Monat bei mindestens fünf Nutzern (Oktober 2026). Eine Testphase von 14 Tagen ist verfügbar.

4. Better Proposals: günstige Software für Projektvorschläge

Better Proposals ist ein günstigeres Tool für Projektvorschläge, beliebt bei Agenturen und Beratern, die ansprechende Vorlagen ohne Enterprise-Preise wollen.

• Für wen es passt: kleine Agenturen und Berater, die regelmäßig Projektvorschläge senden und Zahlungen und Vorlagen inklusive haben wollen.
• Stärken: digitale Unterschriften, interaktive Preistabellen, Zahlungsintegrationen und eine Inhaltsbibliothek ab dem Einstiegstarif; CRM-Integrationen und Zapier im Premium-Tarif.
• Schwächen: Die Tarife begrenzen, wie viele Dokumente Sie pro Monat senden können. Starter wird ab 13 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder 19 USD monatlich für einen Nutzer mit 10 Versendungen pro Monat angegeben; Premium kostet 21 oder 29 USD pro Nutzer (Oktober 2026). Es gibt eine kostenlose Testphase von 14 Tagen.

5. Bonsai: All-in-one für Freelancer

Bonsai ist weniger ein Tool für Projektvorschläge als eine Software zur Unternehmensverwaltung für Freelancer und kleine Studios, in der Projektvorschläge ein Teil sind.

• Für wen es passt: Freelancer, die Projektvorschläge, Verträge, Rechnungen, Zahlungen und Zeiterfassung in einem Abo wollen.
• Stärken: Projektvorschläge und Verträge fließen in Rechnungsstellung und Zahlungen, dazu ein Kundenportal, Terminplanung und Vorlagen.
• Schwächen: Im günstigsten Tarif sind Projektvorschläge nicht enthalten. Essentials, der erste Tarif mit Projektvorschlägen, Verträgen und Rechnungen, kostet 19 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 25 USD monatlich (Oktober 2026). Die Testphase dauert 7 Tage. Wenn Sie nur Angebote brauchen, zahlen Sie für viel zusätzliche Software.

6. Zoho Sign (oder ein anderes Signatur-Tool)

Wenn Sie von PandaDoc eigentlich nur die Unterschrift brauchen, reicht vielleicht ein spezialisiertes Tool für elektronische Signaturen wie Zoho Sign oder Docusign. Sie erstellen das Angebot in Ihrem gewohnten Programm und senden das PDF zur Unterschrift.

• Für wen es passt: Unternehmen mit einer bestehenden Angebotsvorlage, die nur einen zuverlässigen Weg suchen, Unterschriften einzuholen, auch für Verträge.
• Stärken: Signatur-Workflows, Erinnerungen und Prüfprotokolle, mit erweiterten Signaturoptionen in höheren Tarifen. Zoho Sign hat einen kostenlosen Einzelnutzer-Tarif mit 5 Umschlägen pro Monat (Oktober 2026); zu den kostenpflichtigen Tarifen siehe die Preisseite des Anbieters.
• Schwächen: Das Angebot bleibt ein statisches Dokument. Kunden können darin keine Optionen wählen und keine Fragen stellen, und jede Änderung heißt: PDF bearbeiten und erneut senden. Genau deshalb kosten PDF-Angebote oft Aufträge.

Vergleichstabelle

Welche Alternative sollten Sie wählen?

Gehen Sie von dem aus, was Ihre Kunden am häufigsten von Ihnen bekommen. Ist es ein Angebot mit ein paar Optionen und einem Preis, wirkt ein schlankes Angebotstool schneller als jede Proposal-Plattform. Ist es ein 15-seitiger Projektvorschlag mit Referenzprojekten und Vertrag, kommt ein Tool wie Proposify, Qwilr oder Better Proposals Ihrem Bedarf näher. Unser Überblick über die beste Angebotssoftware geht darauf genauer ein.

• Sie senden vor allem Angebote und wollen, dass Kunden online wählen und unterschreiben: Offinal.
• Sie brauchen CRM-Integration und Zahlungen im Dokument: Qwilr, oder Sie bleiben bei PandaDoc.
• Sie leiten ein Vertriebsteam mit Freigabeschritten: Proposify oder PandaDoc Business.
• Sie wollen das günstigste Tool für Projektvorschläge mit Vorlagen: Better Proposals.
• Sie sind Freelancer und wollen auch Rechnungen schreiben: Bonsai.
• Sie brauchen nur Unterschriften: Zoho Sign oder ein anderes Signatur-Tool.

Egal wofür Sie sich entscheiden: Prüfen Sie, wie die elektronische Unterschrift in Ihrer Situation funktioniert. Die meisten dieser Tools bieten einfache elektronische Signaturen, die für Angebote in der EU in der Regel ausreichen. Unser Leitfaden zu elektronischen Signaturen auf Angeboten in der EU erklärt die Stufen. Dies ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

So wechseln Sie von PandaDoc

Ein Wechsel des Angebotstools klingt nach viel Arbeit, aber Sie müssen nicht alles auf einmal umziehen. Ein schrittweises Vorgehen hält das Risiko gering:

1. 1Exportieren Sie, was Sie behalten müssen. Laden Sie unterschriebene Dokumente und alles, was Sie für Ihre Unterlagen brauchen könnten, herunter, bevor Ihr PandaDoc-Abo endet.
2. 2Bauen Sie Ihr meistgenutztes Angebot als Vorlage neu auf. Migrieren Sie nicht jede Vorlage. Beginnen Sie mit der, die Sie am häufigsten senden, und verbessern Sie sie dabei, zum Beispiel indem Sie feste Pakete in Optionen verwandeln, die der Kunde wählen kann.
3. 3Legen Sie Ihre Produkte und Preise an, damit neue Angebote Minuten statt eines halben Nachmittags dauern.
4. 4Testen Sie mit einem Kunden. Senden Sie das neue Angebot an einen wohlgesinnten Bestandskunden oder einen Interessenten mit geringem Risiko und fragen Sie, wie sich Prüfen und Annehmen angefühlt haben.
5. 5Nutzen Sie beide Tools für einen Zyklus. Behalten Sie PandaDoc für Dokumente, die bereits laufen, und senden Sie alle neuen Angebote aus dem neuen Tool.
6. 6Kündigen Sie, sobald Sie sicher sind, meist nach einigen Wochen, in denen Angebote ohne Probleme hinausgehen.

Wenn Ihr wichtigstes Dokument das Angebot ist, erstellen Sie Ihr häufigstes Angebot testweise in Offinal. Der Einstieg ist kostenlos, und ein echtes Angebot sagt Ihnen mehr als jede Vergleichstabelle.