Presupuestos en Excel o Word vs software: cuándo dar el salto
Excel y Word son gratuitos y flexibles, y para sus primeros presupuestos bastan. Le contamos dónde empiezan a costarle tiempo y ventas, y cómo saber que ha llegado el momento de cambiar.
Excel y Word sirven para hacer presupuestos cuando envía unos pocos al mes y cada uno es distinto. Empiezan a costarle en cuanto envía presupuestos cada semana: copia el anterior, vuelve a escribir los datos del cliente, arregla fórmulas, exporta un PDF y luego espera sin saber si el cliente lo ha abierto. Un software de presupuestos reúne sus productos, precios y clientes en un solo lugar, calcula los totales y el IVA por usted y le muestra cuándo se abre y se firma un presupuesto.
Lo que Excel y Word hacen bien
- Son gratuitos o ya los paga. Casi todas las empresas tienen Office o Google Workspace.
- Libertad total. Usted decide el diseño, la redacción y los cálculos.
- Excel es muy bueno con los números. Los presupuestos con muchas líneas, cantidades y fórmulas son fáciles de montar.
- Sin curva de aprendizaje. Todo el mundo sabe abrir y enviar un documento.
Si no necesita más, empiece con nuestra plantilla de presupuesto gratis y no le dé más vueltas.
Dónde empiezan los problemas
| Tarea | En Excel o Word | Con software de presupuestos |
|---|---|---|
| Empezar un presupuesto nuevo | Copiar el último archivo, borrar el cliente anterior, renombrar | Nuevo presupuesto, elegir cliente, los productos ya están ahí |
| Precios y totales | Reescribir o copiar precios; revisar fórmulas e IVA | Los precios salen de su lista de productos; totales e IVA se calculan solos |
| Opciones para el cliente | Versiones separadas, u «opción A / opción B» en el texto | El cliente elige opciones y ve cómo cambia el total |
| Envío | Exportar a PDF y adjuntarlo a un correo | Enviar un enlace o mandarlo por correo desde la app |
| Después del envío | Ni idea de si lo han abierto | Ve cuándo se abre y se consulta |
| Aprobación | Imprimir, firmar, escanear o un correo de respuesta | Aprobación online con firma electrónica |
| Encontrar presupuestos antiguos | Buscar en carpetas y nombres de archivo | Todos los presupuestos con su estado en una lista |
Ninguno de estos puntos es un desastre por sí solo. Juntos suman entre 15 y 30 minutos por presupuesto, además de las ventas que pierde porque el cliente tenía una duda y nunca la planteó. Analizamos ese segundo efecto en por qué los presupuestos en PDF pierden ventas.
Los errores que se cuelan en los presupuestos hechos con hojas de cálculo
- Datos de un cliente anterior que se quedan en un presupuesto copiado: un nombre equivocado en el saludo es más habitual de lo que cree.
- Fórmulas rotas tras añadir una fila, de modo que una línea no se suma al total.
- Precios desactualizados porque la plantilla no se actualizó tras un cambio de precios.
- IVA incorrecto cuando un presupuesto mezcla tipos o el cliente está en el extranjero.
- Caos de versiones: «presupuesto_v3_final_DEFINITIVO.pdf» y el cliente aprueba el que no era.
Cinco señales de que es hora de cambiar
- 1Envía más de unos pocos presupuestos al mes y la mayoría se parecen.
- 2Tiene una lista de precios en algún sitio y la copia en cada presupuesto.
- 3Los clientes suelen pedir otra opción u otro paquete, y cada vez hace una versión nueva.
- 4A menudo persigue a clientes sin saber siquiera si han abierto el presupuesto.
- 5Ha enviado al menos una vez un presupuesto con un error de cálculo o en el nombre del cliente.
Si se cumplen dos o más, una herramienta de presupuestos se amortiza con el tiempo que ahorra, sobre todo si es gratuita. Vea las opciones en hacer presupuestos gratis online y en el mejor software de presupuestos para pymes.
Cambiar sin perder su forma de trabajar
- 1Empiece por su lista de precios: añada una sola vez los productos y servicios que más usa.
- 2Rehaga su mejor presupuesto como plantilla, incluidas sus condiciones habituales.
- 3Envíe el próximo presupuesto real con la nueva herramienta y compare la respuesta del cliente.
- 4Siga usando Excel para lo que hace bien, como los cálculos que hay detrás de un precio complejo, y deje que la herramienta de presupuestos se encargue de la presentación, el envío y la aprobación.
En Offinal, el resultado es un presupuesto que su cliente abre como una página web: elige opciones, ve el total, pregunta junto a una línea y firma online. Usted ve cuándo lo abre.
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