Hacer un presupuesto gratis online: cómo crear uno profesional
No necesita software de pago para enviar un presupuesto que parezca profesional y se firme. Estas son las opciones gratuitas, en qué destaca cada una y cómo hacer su primer presupuesto en diez minutos.
Puede hacer un presupuesto profesional gratis online de tres maneras: rellenar una plantilla de presupuesto en Word o Google Docs, usar el plan gratuito de una app de facturación o usar un generador de presupuestos gratuito como Offinal, que convierte su presupuesto en una página interactiva que el cliente puede aprobar y firmar online. Las plantillas sirven para un presupuesto puntual; un generador de presupuestos le ahorra tiempo en cuanto envía más de unos pocos al mes, porque los precios, los productos y los datos de los clientes se reutilizan en lugar de volver a escribirlos.
A continuación vemos qué debe incluir un presupuesto, comparamos con honestidad las opciones gratuitas y le guiamos para hacer un primer presupuesto en unos diez minutos.
Qué necesita un presupuesto profesional
Use la herramienta que use, un presupuesto que los clientes se toman en serio tiene siempre los mismos elementos:
- Los datos de su empresa: nombre, dirección, NIF o número de IVA y persona de contacto.
- Los datos del cliente y un número y fecha de presupuesto, para que ambos puedan referirse a él más adelante.
- Partidas con una descripción clara, cantidad, precio unitario e importe, para que el cliente vea qué está pagando.
- El IVA indicado por separado, con el total sin IVA y con IVA.
- La validez: cuánto tiempo se mantiene el precio (a menudo 30 días; consulte cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto).
- Las condiciones: forma de pago, fecha de entrega o plazos, y qué ocurre con los trabajos adicionales.
- Una forma de aceptarlo: un espacio para la firma o, mejor aún, un botón para aprobar y firmar online.
Nuestra lista de comprobación para presupuestos repasa cada uno de estos puntos en detalle. La idea aquí: una herramienta gratuita es suficiente siempre que cubra los siete sin que tenga que pelearse con ella.
Las opciones gratuitas, comparadas
| Opción | Coste | Ideal para | Tenga en cuenta |
|---|---|---|---|
| Plantilla de Word o Google Docs | Gratis | Presupuestos puntuales, control total del diseño | Precios y totales escritos a mano, errores de cálculo, no sabe si el cliente lo ha abierto |
| Excel o Google Sheets | Gratis | Presupuestos con muchas partidas y fórmulas | Parece una hoja de cálculo si no invierte en el formato; sigue siendo un archivo estático |
| Plan gratuito de una app de facturación | Gratis con límites | Empresas que necesitan sobre todo facturas y de vez en cuando un presupuesto | Límites de clientes o documentos, presupuestos básicos, las mejoras le empujan a un plan de pago |
| Offinal | Gratis durante el acceso anticipado | Enviar presupuestos que el cliente puede configurar, comentar y firmar online | Centrado en presupuestos: sin facturación ni contabilidad |
Una plantilla no le cuesta nada salvo su tiempo, y ahí es justo donde sale cara: cada presupuesto implica copiar el anterior, cambiar el cliente, recalcular los totales y exportar un PDF. Las apps de facturación evitan tener que reescribirlo todo, pero sus presupuestos suelen ser una variante de una factura: un PDF estático. Si también quiere ver cómo se comparan las herramientas de pago, lea nuestra selección del mejor software de presupuestos.
Por qué un presupuesto interactivo es mejor que un PDF
La mayoría de los generadores de presupuestos gratuitos acaban en un PDF adjunto. Funciona, pero deja que el cliente lea, compare y responda por correo electrónico. Un presupuesto interactivo es una página web: el cliente abre un enlace, elige entre paquetes u opciones, ve cómo se actualiza el total, pregunta junto a una partida y aprueba con una firma electrónica. Usted ve cuándo lo abre y recibe un correo cuando lo firma.
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OpcionalEsto importa porque lo lento de presupuestar rara vez es redactar el presupuesto, sino el ir y venir posterior. Lo explicamos con más detalle en por qué los presupuestos en PDF pierden ventas.
Haga su primer presupuesto en 10 minutos
- 1Cree una cuenta gratuita en offinal.com. No necesita tarjeta de crédito.
- 2Añada su empresa: nombre, dirección, número de IVA y logotipo. Aparecen en cada presupuesto.
- 3Añada sus productos o servicios con su precio, o añádalos mientras redacta el presupuesto. Se guardan para la próxima vez.
- 4Cree el presupuesto: elija el cliente, añada partidas y agrúpelas en secciones. Haga que una sección sea opcional o deje que el cliente elija uno de varios paquetes.
- 5Defina la validez y las condiciones, y previsualice el presupuesto tal como lo verá su cliente.
- 6Envíe el enlace por correo electrónico desde Offinal o cópielo en su propio correo o chat. Verá cuándo se abre.
- 7Consiga la firma: el cliente lo aprueba con una firma electrónica y ambos pueden descargar el presupuesto firmado en PDF.
Pruébelo en su próximo presupuesto
Parta de un ejemplo para su tipo de trabajo y envíelo hoy. Sin tarjeta de crédito.
Empezar¿Basta un generador de presupuestos gratuito para un negocio real?
Para presupuestar, sí. Lo que necesita de una herramienta de presupuestos es exactitud, un aspecto profesional y una forma clara de que el cliente diga que sí. Un presupuesto firmado online es tan válido como un PDF firmado; consulte ¿es vinculante un presupuesto? y nuestra guía sobre la firma electrónica de presupuestos en la UE.
Donde las herramientas gratuitas se quedan cortas es en todo lo que viene después del sí: facturación, contabilidad, planificación de proyectos. Si necesita todo eso en un mismo sistema, puede que le encaje mejor una plataforma todo en uno; comparamos varias en alternativas a Teamleader. Si su cuello de botella son los presupuestos, un generador de presupuestos específico es la opción más sencilla.
