Orçamentos em Excel ou Word vs software: quando mudar
O Excel e o Word são gratuitos e flexíveis, e para os primeiros orçamentos chegam bem. Eis onde começam a custar-lhe tempo e negócios, e como perceber que está na hora de mudar.
O Excel e o Word servem para orçamentos quando envia alguns por mês e cada orçamento é diferente. Começam a sair caros assim que envia orçamentos todas as semanas: copia o anterior, volta a escrever os dados do cliente, corrige fórmulas, exporta um PDF e depois espera sem saber se o cliente o abriu. Um software de orçamentos guarda os seus produtos, preços e clientes num só sítio, calcula os totais e o IVA por si e mostra quando um orçamento é aberto e assinado.
O que o Excel e o Word fazem bem
- São gratuitos ou já estão pagos. Quase todas as empresas têm o Office ou o Google Workspace.
- Liberdade total. É você quem decide o layout, o texto e os cálculos.
- O Excel é ótimo com números. Orçamentos com muitas linhas, quantidades e fórmulas são fáceis de montar.
- Sem curva de aprendizagem. Toda a gente sabe abrir e enviar um documento.
Se é tudo o que precisa, comece com o nosso modelo de orçamento grátis e não complique.
Onde começa a doer
| Tarefa | Em Excel ou Word | Num software de orçamentos |
|---|---|---|
| Começar um novo orçamento | Copiar o último ficheiro, apagar o cliente antigo, mudar o nome | Novo orçamento, escolher o cliente, os produtos já lá estão |
| Preços e totais | Reescrever ou copiar preços; verificar fórmulas e IVA | Os preços vêm da sua lista de produtos; totais e IVA são calculados |
| Opções para o cliente | Versões separadas, ou «opção A / opção B» no texto | O cliente escolhe opções e vê o total mudar |
| Envio | Exportar PDF e anexar a um email | Enviar um link, ou enviá-lo por email a partir da app |
| Depois do envio | Sem ideia se foi aberto | Vê quando é aberto e consultado |
| Aprovação | Imprimir, assinar, digitalizar, ou um email de resposta | Aprovação online com assinatura eletrónica |
| Encontrar orçamentos antigos | Procurar em pastas e nomes de ficheiros | Todos os orçamentos com o respetivo estado numa lista |
Nenhum destes pontos é um desastre por si só. Juntos, somam 15 a 30 minutos por orçamento, mais os negócios que perde porque o cliente tinha uma dúvida e nunca a colocou. Analisámos esse segundo efeito em porque é que os orçamentos em PDF perdem negócios.
Os erros que se infiltram nos orçamentos em folha de cálculo
- Dados de um cliente antigo que ficam num orçamento copiado: o nome errado na saudação é mais comum do que pensa.
- Fórmulas partidas depois de acrescentar uma linha, de modo que essa linha não entra no total.
- Preços desatualizados porque o modelo não foi atualizado depois de uma alteração de preços.
- IVA errado quando um orçamento mistura taxas ou o cliente está no estrangeiro.
- Caos de versões: «orcamento_v3_final_FINAL.pdf» e o cliente aprova a versão errada.
Cinco sinais de que está na hora de mudar
- 1Envia mais do que alguns orçamentos por mês e a maioria é parecida.
- 2Tem uma tabela de preços algures e copia-a para cada orçamento.
- 3Os clientes pedem muitas vezes outra opção ou outro pacote, e faz uma nova versão de cada vez.
- 4Anda muitas vezes atrás de clientes sem saber sequer se abriram o orçamento.
- 5Já enviou pelo menos uma vez um orçamento com um erro de cálculo ou no nome do cliente.
Se se aplicarem dois ou mais, uma ferramenta de orçamentos paga-se com o tempo que poupa, sobretudo se for gratuita. Veja as opções em fazer orçamento grátis e o melhor software de orçamentos para pequenas empresas.
Mudar sem perder a sua forma de trabalhar
- 1Comece pela sua tabela de preços: adicione uma única vez os produtos e serviços que mais usa.
- 2Refaça o seu melhor orçamento como modelo, incluindo as suas condições habituais.
- 3Envie o próximo orçamento real com a nova ferramenta e compare a reação do cliente.
- 4Mantenha o Excel para aquilo em que é bom, como os cálculos por trás de um preço complexo, e deixe a ferramenta de orçamentos tratar da apresentação, do envio e da aprovação.
No Offinal, o resultado é um orçamento que o cliente abre como uma página web: escolhe opções, vê o total, faz perguntas junto a uma linha e assina online. E fica a saber quando é aberto.
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