Faire un devis sur Excel ou Word : quand passer à un logiciel

Excel et Word suffisent pour vos devis si vous en envoyez quelques-uns par mois et que chaque devis est différent. Ils commencent à vous coûter dès que vous envoyez des devis chaque semaine : vous copiez le devis précédent, ressaisissez les coordonnées du client, corrigez des formules, exportez un PDF, puis attendez sans savoir si le client l'a ouvert. Un logiciel de devis centralise vos produits, vos prix et vos clients, calcule les totaux et la TVA à votre place, et vous montre quand un devis est ouvert et signé.

Ce qu'Excel et Word font bien

• Ils sont gratuits ou déjà payés. Presque toutes les entreprises ont Office ou Google Workspace.
• Une liberté totale. Vous décidez de la mise en page, de la formulation et des calculs.
• Excel excelle avec les chiffres. Les devis avec beaucoup de lignes, de quantités et de formules sont faciles à construire.
• Aucune prise en main. Tout le monde sait ouvrir et envoyer un document.

Si c'est tout ce dont vous avez besoin, commencez avec notre modèle de devis gratuit et ne vous compliquez pas la vie.

Là où ça commence à coincer

Aucun de ces points n'est dramatique en soi. Mis bout à bout, ils représentent 15 à 30 minutes par devis, sans compter les affaires perdues parce que le client avait une question et ne l'a jamais posée. Nous avons étudié ce second effet dans pourquoi les devis PDF vous font perdre des clients.

Les erreurs qui se glissent dans les devis sur tableur

• D'anciennes coordonnées client restées dans un devis copié : un mauvais nom dans la formule d'appel arrive plus souvent qu'on ne le pense.
• Des formules cassées après l'ajout d'une ligne, si bien qu'une ligne n'est pas comptée dans le total.
• Des prix obsolètes parce que le modèle n'a pas été mis à jour après un changement de tarif.
• Une TVA erronée quand un même devis mélange plusieurs taux ou que le client est à l'étranger.
• Le chaos des versions : « devis_v3_final_FINAL.pdf », et le client approuve la mauvaise.

Cinq signes qu'il est temps de changer

1. 1Vous envoyez plus que quelques devis par mois et la plupart se ressemblent.
2. 2Vous tenez une grille tarifaire quelque part et la recopiez dans chaque devis.
3. 3Les clients demandent souvent une autre option ou une autre formule, et vous refaites une version à chaque fois.
4. 4Vous relancez régulièrement des clients sans savoir s'ils ont seulement ouvert le devis.
5. 5Vous avez déjà envoyé au moins une fois un devis avec une erreur de calcul ou de nom de client.

Si au moins deux de ces signes s'appliquent, un outil de devis sera vite rentabilisé par le temps gagné, surtout s'il est gratuit. Découvrez les options dans créer un devis gratuit en ligne et le meilleur logiciel de devis pour les petites entreprises.

Changer d'outil sans perdre vos habitudes

1. 1Commencez par votre grille tarifaire : ajoutez une fois pour toutes vos produits et services les plus utilisés.
2. 2Reconstruisez votre meilleur devis sous forme de modèle, avec vos conditions habituelles.
3. 3Envoyez votre prochain vrai devis avec le nouvel outil et comparez la réaction du client.
4. 4Gardez Excel pour ce qu'il fait bien, comme les calculs derrière un prix complexe, et laissez l'outil de devis gérer la présentation, l'envoi et l'acceptation.

Avec Offinal, le résultat est un devis que votre client ouvre comme une page web : il choisit ses options, voit le total, pose ses questions à côté d'une ligne et signe en ligne. Vous voyez quand il est ouvert.

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