Følg op på et tilbud uden at være påtrængende (+ skabeloner)

For at følge op på et tilbud uden at være påtrængende skal du høre til kunden to til tre arbejdsdage efter afsendelsen, tilføje noget nyttigt hver gang i stedet for blot at bede om en beslutning og stoppe efter tre eller fire henvendelser fordelt over to til tre uger. Gør det nemt for kunden at sige ja, stille et spørgsmål eller sige nej. Et klart nej er bedre end måneders tavshed.

De fleste tilbud, der går i stå, er ikke afslag. Kunden har fået travlt, skal have en kollegas godkendelse eller har ét spørgsmål, vedkommende ikke har fået stillet. En høflig opfølgning på det rigtige tidspunkt er en service, ikke en forstyrrelse. Nedenfor finder du en praktisk tidsplan, hvad du skal skrive i hvert trin, og tre korte e-mails, du kan kopiere og tilpasse.

Derfor betyder opfølgning mere, end du tror

Mange freelancere sender et tilbud og venter. Det føles respektfuldt, og ingen vil virke desperate. Men set fra kundens side betyder tavshed ofte, at tilbuddet er gledet ned i indbakken, ikke at de har valgt dig fra.

• Beslutninger går i stå uden et lille skub. At godkende et tilbud haster sjældent for kunden, så det bliver skubbet bag om de opgaver, der gør.
• Ustillede spørgsmål blokerer godkendelsen. En kunde, der er i tvivl om, hvorvidt hosting er inkluderet, svarer måske bare ikke i stedet for at skrive en e-mail om det.
• Andre bliver involveret. En chef, partner eller økonomiafdeling skal måske se tilbuddet, og din kontaktperson kan have brug for hjælp til at få det præsenteret for dem.
• Konkurrenterne følger op. Hvis en anden leverandør hører til kunden, og du ikke gør, ser de mere interesserede ud i opgaven.

En opfølgning er også en chance for at vise, hvordan du arbejder. Kunder går med rette ud fra, at den måde, du håndterer et tilbud på, er den måde, du vil håndtere deres projekt på.

Før du sender: forbered opfølgningen

De nemmeste opfølgninger er dem, du forbereder, når du sender tilbuddet. Et par vaner gør hele processen lettere:

• Aftal et næste skridt under samtalen. ”Jeg sender tilbuddet i morgen og ringer til dig torsdag, så vi kan gennemgå det” gør din opfølgning til noget, kunden forventer.
• Angiv en gyldighedsdato. Et tilbud, der er gyldigt i 30 dage, giver dig en naturlig grund til at høre til kunden, før det udløber. Vores guide til, hvad et tilbud skal indeholde, dækker gyldighed og de andre vigtige elementer.
• Send et link, ikke kun en vedhæftet fil. Et link til et onlinetilbud lader dig se, om det er blevet åbnet, og kunden ser altid den nyeste version. Læs mere i hvorfor PDF-tilbud koster dig aftaler.
• Læg påmindelserne i din kalender i samme øjeblik, du trykker send, så opfølgningen ikke afhænger af, at du husker det.

En praktisk tidsplan for opfølgning

Der findes ingen perfekt plan, men denne fungerer godt for de fleste tilbud fra freelancere og bureauer i størrelsesordenen fra et par tusind til flere titusinder euro. Tilpas den efter aftalens størrelse og tempoet i kundens branche.

1. 1Dag 0 – send. Send tilbuddet med en kort personlig besked: hvad det indeholder, hvilken mulighed du anbefaler, og hvad det næste skridt er.
2. 2Dag 2–3 – første opfølgning. Bekræft, at det er kommet frem, og tilbyd at gennemgå det med dem. Hold det på tre eller fire sætninger.
3. 3Dag 7 – tilfør værdi. Del noget nyttigt: et relevant eksempel på tidligere arbejde, et svar på et spørgsmål, de sandsynligvis har, eller et forslag til en lettere løsning, hvis budgettet kan være problemet.
4. 4Dag 14 – skub til beslutningen. Nævn gyldighedsdatoen eller din planlægning, og spørg direkte, om det stadig er aktuelt for dem.
5. 5Dag 21–30 – afslut forløbet. Send en kort, venlig sidste besked, der gør det nemt at sige nej eller ikke nu. Stop derefter, og markér tilbuddet som tabt eller sat på pause.

Fire eller fem henvendelser over en måned er rigeligt. Flere end det begynder at føles som pres, og færre efterlader ofte aftaler på bordet, der kun manglede én påmindelse mere.

Lad kundens aktivitet bestemme timingen

En kalender er et godt udgangspunkt, men det, kunden faktisk gør, er en bedre rettesnor. Sender du tilbud som sporede links, kan du se, hvornår de bliver åbnet, og hvor ofte. Det ændrer opfølgningen markant:

• Ikke åbnet efter to dage: e-mailen kan være overset eller havnet i et filter. Et kort ”vil bare lige høre, om du har modtaget det” er helt rimeligt.
• Åbnet én gang, derefter intet: de har set det og lagt det til side. En opfølgning med ekstra værdi omkring dag 7 fungerer godt.
• Åbnet flere gange på få dage: de sammenligner, diskuterer eller bygger en sag op internt. Det er et godt tidspunkt at tilbyde et kort opkald.
• Åbnet igen efter ugers tavshed: projektet er tilbage på bordet. Tag kontakt nu, mens du er i deres tanker.

Det er det, sporing af tilbud i Offinal er til. Hvert tilbud er et link, og hver visning registreres på tilbuddets aktivitetstidslinje, så du hurtigt kan se, om en kunde bliver ved med at vende tilbage til det.

Til[email protected]

EmneDit tilbud fra Northwind Studio

Tilbud Q-1042 →

Send tilbud

1. Sendt--:--
2. Leveret--:--
3. Åbnet--:--
4. Set 3×--:--

Anna har åbnet dit tilbud

Hvad du skal skrive i hver opfølgning

Forskellen på en påtrængende og en hjælpsom opfølgning ligger mest i indholdet. ”Noget nyt?” lægger byrden over på kunden. En god opfølgning giver dem noget: information, tryghed, en lettere løsning eller et enkelt spørgsmål, de kan besvare på én linje.

• Besvar det spørgsmål, de ikke har stillet. Gør det klart, hvad der er inkluderet, hvordan betalingen foregår, eller hvornår du kan gå i gang.
• Gør det nemmere at svare. Stil spørgsmål med korte svar: ”Er mulighed B stadig den, der passer bedst, eller skal jeg justere omfanget?”
• Tilbyd et alternativ. Hvis prisen kan være problemet, så nævn den lettere pakke. Tilbud med god-bedre-bedst-muligheder gør det nemt, fordi alternativet allerede er der.
• Giv en reel grund til timingen. Din kapacitet, en prisændring eller tilbuddets udløbsdato er ærlige grunde. Opdigtede deadlines er ikke.
• Gør nej til et gyldigt svar. Kunder, der føler sig frie til at takke nej, svarer oftere overhovedet.

Tre skabeloner til opfølgningsmails

Kopiér dem, og gør dem til dine egne. Udskift parenteserne, og tilføj én konkret detalje fra jeres samtale, så e-mailen kun kunne være skrevet til netop denne kunde.

1. Den venlige opfølgning (dag 2–3)

2. Den værdiskabende (dag 7)

3. Den høflige afslutning (dag 21–30)

Den tredje skabelon får ofte flest svar af dem alle. Når du tager presset af, giver du kunden lov til at svare ærligt, hvad enten det er ”ikke i år” eller ”undskyld, vi er klar, lad os komme i gang”.

Gør det nemt at svare

Opfølgninger virker bedst, når det næste skridt er ubesværet. Skal kunden downloade en PDF, printe den, underskrive den, scanne den og sende den retur, løber hver påmindelse ind i den mur. Fjern gnidningerne:

• Lad kunderne stille spørgsmål, der hvor tilbuddet er. Med kommentarer i tilbuddet kan kunderne spørge til en bestemt post, og du kan svare og opdatere tilbuddet i samme tråd uden at lede gennem e-mails.
• Lad dem selv vælge muligheder, så en ændring i omfanget ikke kræver et nyt tilbud og endnu en runde venten.
• Tillad online godkendelse, så det tager et minut at sige ja, på enhver enhed.
• Tillad et klart afslag med en begrundelse. Det er nyttigt at vide, hvorfor du mistede en aftale, og det fører nogle gange til et forbedret tilbud.

I Offinal kan kunderne gøre alt dette fra det samme link, du har sendt: kommentere, vælge muligheder, godkende med en underskrift eller afslå med en begrundelse. Du får en e-mail, når de kommenterer, så du kan svare, mens tilbuddet stadig er frisk i deres hukommelse.

Hvornår du skal stoppe med at følge op

Stop, når kunden giver et klart svar, eller når din høflige afslutning forbliver ubesvaret. Markér tilbuddet som tabt eller sat på pause, og notér, hvad du ved. Slip det så, med to undtagelser:

• De har nævnt et senere tidspunkt. Hvis kunden sagde ”efter sommerferien”, så læg en påmindelse i kalenderen, og hør til dem til den tid med et frisk, opdateret tilbud.
• De vender tilbage til det. Ser du tilbuddet blive åbnet igen uger senere, er en kort, afslappet besked velkommen snarere end påtrængende.

God opfølgning handler mest om konsekvens: en enkel tidsplan, en nyttig besked hver gang og en nem måde at svare på. Den anden halvdel af opgaven, at skrive et tilbud, der kræver færre opfølgninger i første omgang, kan du læse om i sådan skriver du et tilbud, som kunderne godkender.