Følge opp et tilbud uten å mase: tidslinje og e-postmaler

For å følge opp et tilbud uten å mase bør du ta kontakt to til tre virkedager etter at du sendte det, tilføre noe nyttig hver gang i stedet for bare å be om en beslutning, og stoppe etter tre eller fire henvendelser fordelt over to til tre uker. Gjør det enkelt for kunden å si ja, stille et spørsmål eller si nei. Et tydelig nei er bedre enn måneder med stillhet.

De fleste tilbud som blir møtt med stillhet, er ikke avslag. Kunden har fått det travelt, trenger klarsignal fra en kollega, eller har ett spørsmål de ikke har fått stilt. En høflig oppfølging til riktig tid er en tjeneste, ikke en forstyrrelse. Nedenfor finner du en praktisk tidslinje, hva du sier i hvert steg, og tre korte e-poster du kan kopiere og tilpasse.

Hvorfor oppfølging betyr mer enn du tror

Mange frilansere sender et tilbud og venter. Det føles respektfullt, og ingen vil virke desperate. Men fra kundens side betyr stillhet ofte at tilbudet har sklidd nedover i innboksen, ikke at de har bestemt seg for å velge bort deg.

• Beslutninger stopper opp uten et lite dytt. Å godkjenne et tilbud haster sjelden for kunden, så det blir skjøvet bak oppgaver som gjør det.
• Ustilte spørsmål blokkerer godkjenningen. En kunde som er usikker på om hosting er inkludert, svarer kanskje rett og slett ikke i stedet for å skrive en e-post om det.
• Flere blir involvert. En leder, partner eller økonomiavdeling må kanskje se tilbudet, og kontaktpersonen din kan trenge hjelp til å få det fram for dem.
• Konkurrentene følger opp. Tar en annen leverandør kontakt og ikke du, virker de mer interessert i oppdraget.

En oppfølging er også en sjanse til å vise hvordan du jobber. Kunder antar, med rette, at måten du håndterer et tilbud på, er måten du vil håndtere prosjektet deres på.

Før du sender: legg opp oppfølgingen

De enkleste oppfølgingene er de du forbereder når du sender tilbudet. Noen vaner gjør hele prosessen smidigere:

• Avtal et neste steg i samtalen. «Jeg sender tilbudet i morgen og ringer deg på torsdag for å gå gjennom det» gjør oppfølgingen til noe kunden venter på.
• Sett en gyldighetsdato. Et tilbud som gjelder i 30 dager, gir deg en naturlig grunn til å ta kontakt før det utløper. Guiden vår om hva et tilbud bør inneholde dekker gyldighet og det andre som må være med.
• Send en lenke, ikke bare et vedlegg. Med en lenke til et tilbud på nett ser du om det er åpnet, og kunden ser alltid siste versjon. Mer om det i hvorfor PDF-tilbud taper avtaler.
• Legg påminnelsene inn i kalenderen i det øyeblikket du trykker send, så oppfølgingen ikke avhenger av at du husker den.

En praktisk tidslinje for oppfølging

Det finnes ingen perfekt plan, men denne fungerer godt for de fleste tilbud fra frilansere og byråer fra noen tusen til flere titusen euro. Juster den etter avtalens størrelse og tempoet i kundens bransje.

1. 1Dag 0 – send. Send tilbudet med en kort, personlig melding: hva det inneholder, hvilket alternativ du anbefaler og hva neste steg er.
2. 2Dag 2–3 – første kontakt. Bekreft at det har kommet fram, og tilby å gå gjennom det sammen. Hold det til tre–fire setninger.
3. 3Dag 7 – tilfør verdi. Del noe nyttig: et relevant eksempel fra tidligere arbeid, svar på et spørsmål de sannsynligvis har, eller forslag om et lettere alternativ hvis budsjettet kan være problemet.
4. 4Dag 14 – dytt mot en beslutning. Nevn gyldighetsdatoen eller planleggingen din, og spør direkte om det fortsatt er aktuelt.
5. 5Dag 21–30 – avslutt. Send en kort, vennlig siste melding som gjør det lett å si nei eller ikke nå. Stopp så, og merk tilbudet som tapt eller satt på vent.

Fire eller fem henvendelser over en måned er nok. Flere enn det begynner å føles som press, og færre lar ofte avtaler som bare trengte én påminnelse til, gå tapt.

La engasjementet bestemme tidspunktet

En kalender er et godt utgangspunkt, men det kunden faktisk gjør, er en bedre rettesnor. Sender du tilbud som sporede lenker, ser du når de åpnes og hvor ofte. Det endrer oppfølgingen mye:

• Ikke åpnet etter to dager: e-posten kan ha blitt oversett eller havnet i et filter. En kort «ville bare sjekke at dette kom fram» er helt rimelig.
• Åpnet én gang, så ingenting: de har sett det og lagt det til side. En oppfølging som tilfører verdi rundt dag 7, fungerer godt.
• Åpnet flere ganger på noen få dager: de sammenligner, diskuterer eller argumenterer for det internt. Dette er et godt tidspunkt å tilby en kort samtale.
• Åpnet igjen etter uker med stillhet: prosjektet er tilbake på bordet. Ta kontakt nå, mens du er i tankene deres.

Det er dette sporing av tilbud i Offinal er til for. Hvert tilbud er en lenke, og hver visning registreres på aktivitetstidslinjen til tilbudet, så du ser med et blikk om en kunde stadig kommer tilbake til det.

Til[email protected]

EmneTilbudet ditt fra Northwind Studio

Tilbud Q-1042 →

Send tilbud

1. Sendt--:--
2. Levert--:--
3. Åpnet--:--
4. Sett 3×--:--

Anna åpnet tilbudet ditt

Hva du sier i hver oppfølging

Forskjellen på en masete og en nyttig oppfølging ligger stort sett i innholdet. «Noe nytt?» legger byrden på kunden. En god oppfølging gir dem noe: informasjon, trygghet, et enklere alternativ eller et enkelt spørsmål de kan svare på med én linje.

• Svar på spørsmålet de ikke har stilt. Gjør det tydelig hva som er inkludert, hvordan betalingen fungerer eller når du kan starte.
• Gjør det mindre krevende å svare. Still spørsmål med korte svar: «Passer alternativ B fortsatt best, eller skal jeg justere omfanget?»
• Tilby et alternativ. Kan prisen være problemet, nevn den lettere pakken. Tilbud med god, bedre, best-alternativer gjør dette enkelt, fordi alternativet allerede ligger der.
• Gi en ekte grunn til tidspunktet. Kapasiteten din, en prisendring eller tilbudets utløpsdato er ærlige grunner. Oppdiktede frister er det ikke.
• Gjør nei til et gyldig svar. Kunder som føler seg frie til å takke nei, svarer oftere i det hele tatt.

Tre e-postmaler for oppfølging

Kopier dem, og gjør dem til dine egne. Bytt ut klammene, og legg til én konkret detalj fra samtalen deres, så e-posten bare kunne vært skrevet til akkurat denne kunden.

1. Den vennlige sjekken (dag 2–3)

2. Verdien (dag 7)

3. Den høflige avslutningen (dag 21–30)

Den tredje malen gir ofte flest svar av alle. Når presset forsvinner, får kunden lov til å svare ærlig, enten det er «ikke i år» eller «beklager, vi er klare, la oss kjøre».

Gjør det enkelt å svare

Oppfølging fungerer best når steget etterpå er uanstrengt. Må kunden laste ned en PDF, skrive den ut, signere, skanne og sende den tilbake på e-post, møter hver påminnelse den samme veggen. Fjern friksjonen:

• La kundene stille spørsmål der tilbudet er. Med kommentarer i tilbudet kan kunden spørre om en bestemt linje, og du kan svare og oppdatere tilbudet i samme tråd, uten å lete gjennom e-poster.
• La dem velge alternativer selv, så en endring i omfanget ikke krever et nytt tilbud og enda en runde med venting.
• Tillat godkjenning på nett, så det tar ett minutt å si ja, på hvilken som helst enhet.
• Tillat et tydelig avslag med begrunnelse. Det er nyttig å vite hvorfor du tapte en avtale, og noen ganger fører det til et bedre tilbud.

I Offinal kan kundene gjøre alt dette fra den samme lenken du sendte: kommentere, velge alternativer, godkjenne med signatur eller avslå med begrunnelse. Du får en e-post når de kommenterer, så du kan svare mens tilbudet fortsatt er ferskt i minnet deres.

Når du bør slutte å følge opp

Stopp når kunden gir et tydelig svar, eller når den høflige avslutningen din forblir ubesvart. Merk tilbudet som tapt eller på vent, og noter det du vet. Gi så slipp, med to unntak:

• De har nevnt et senere tidspunkt. Sa kunden «etter sommeren», legg inn en påminnelse i kalenderen og ta kontakt da med et friskt, oppdatert tilbud.
• De kommer tilbake til det. Ser du at tilbudet åpnes igjen uker senere, er en kort, avslappet melding velkommen og ikke masete.

God oppfølging handler mest om å være konsekvent: en enkel tidslinje, en nyttig melding hver gang og en enkel måte å svare på. For den andre halvdelen av jobben, å skrive et tilbud som trenger færre oppfølginger i utgangspunktet, les hvordan du skriver et tilbud kunden godkjenner.