PDF-tilbud koster deg avtaler: hvorfor, og hva du gjør i stedet

Statiske PDF-tilbud taper avtaler, ikke fordi formatet er dårlig, men på grunn av det som skjer etter at du har trykket send. Du ser ikke om tilbudet er åpnet, hver endring gir en ny fil, kunden må skrive ut, signere og skanne for å si ja, og et låst dokument gir ingen valgmuligheter, så enhver tvil blir til en forespørsel om en ny versjon. Hvert av disse punktene legger til en dag eller en uke, og avtaler som bremser opp, har en tendens til å kjølne.

Det betyr ikke at PDF har gått ut på dato. Det er fortsatt riktig format til noen oppgaver. Denne artikkelen ser ærlig på hvor PDF kommer til kort som salgsverktøy, hvor det fortsatt er nyttig, og hvordan en bedre prosess ser ut i praksis.

Der PDF fortsatt fortjener plassen sin

Før kritikken: litt anerkjennelse. En PDF er et fast, flyttbart dokument. Den ser lik ut overalt, kan arkiveres i årevis, og regnskapsførere, innkjøpsavdelinger og revisorer vet nøyaktig hva de skal gjøre med den.

• Arkiv og regnskap. En signert, endelig versjon av det dere ble enige om, hører hjemme i dine arkiver og ofte i kundens.
• Innkjøpsprosesser. Noen større organisasjoner krever et dokument de kan laste opp i innkjøpssystemet sitt.
• Deling uten nett. En PDF kan skrives ut til et møte eller legges ved en intern godkjenningsforespørsel.

Problemet er ikke at PDF finnes. Det er å bruke et arkivformat som den viktigste måten å selge på. Et tilbud er øyeblikket der kunden bestemmer seg, og en statisk fil er en dårlig følgesvenn for en beslutning.

Problem 1: du aner ikke om det er lest

Du sender PDF-en på mandag. På torsdag har du ikke hørt noe. Har kunden åpnet den? Har de lest den to ganger og videresendt den til forretningspartneren sin? Eller ligger den ulest under førti andre e-poster? Med et vedlegg kan du ikke vite det, så oppfølgingen din blir gjetting.

Gjetting fører til to dårlige utfall. Følger du opp for tidlig, virker du pågående om noe de ikke har sett på ennå. Venter du for lenge, har kunden allerede valgt noen som ringte i riktig øyeblikk. Ingen av delene handler om kvaliteten på arbeidet ditt.

Sammenlign det med å vite at tilbudet ble åpnet tirsdag morgen og åpnet igjen onsdag kveld. En kunde som går tilbake til et tilbud, sammenligner som regel, sjekker med noen eller er nær en beslutning. Da er tiden inne for en kort, nyttig melding, ikke et generisk «ville bare høre hvordan det går». Guiden vår om hvordan du følger opp et tilbud viser hva du kan si i hver fase.

Til[email protected]

EmneTilbudet ditt fra Northwind Studio

Tilbud Q-1042 →

Send tilbud

1. Sendt--:--
2. Levert--:--
3. Åpnet--:--
4. Sett 3×--:--

Anna åpnet tilbudet ditt

Den enkleste løsningen er å sende tilbud som sporede lenker i stedet for vedlegg. I Offinal registrerer sporing av tilbud hvert besøk og teller visningene på tilbudet, sammen med hver utsendelse, kommentar og godkjenning.

Problem 2: versjonskaos

Tilbud overlever sjelden første kontakt uendret. Kunden vil fjerne en linje, legge til en fase to, endre startdato. Med PDF betyr hver endring en ny fil: tilbud_v2.pdf, tilbud_v2_endelig.pdf, tilbud_v3_revidert.pdf. Hver av dem lever i en egen e-posttråd.

Så skjer det forutsigbare. Økonomikontakten betaler forskuddet på versjon to. Prosjektlederen planlegger etter versjon tre. Noen signerer versjonen som fortsatt inneholder linjen dere ble enige om å fjerne. Å rydde opp koster tid og goodwill, og av og til penger.

Et tilbud som lever på én lenke, unngår det meste av dette. Du oppdaterer det, og kunden ser alltid gjeldende versjon. Kommentarer, utsendelser og godkjenning henger sammen med det ene tilbudet i stedet for å være spredt over flere innbokser.

Problem 3: det krever for mye å si ja

Tenk på hva en PDF krever av en kunde som vil takke ja: åpne vedlegget, skrive det ut, signere, skanne eller ta bilde av det, legge det ved et svar og sende det tilbake. På en laptop på kontoret er det irriterende. På mobilen mellom to møter skjer det rett og slett ikke, og «jeg tar det senere» er der mange avtaler stopper opp.

Noen kunder hopper over formalitetene og svarer «ser bra ut, bare kjør». Det går raskere, men nå er avtalen din en uformell e-post uten tydelig kobling til en bestemt versjon, og da er du tilbake ved problem to.

Godkjenning bør ta like lang tid som beslutningen, ikke lenger. En godkjenningsknapp med valgfri signatur, tegnet med finger eller mus på den enheten kunden har for hånden, fjerner gapet mellom å bestemme seg og å forplikte seg. Les om hva en elektronisk signatur betyr juridisk i Europa i elektroniske signaturer på tilbud i EU/EØS.

Problem 4: ingen valg, så all tvil blir en ny versjon

En PDF gir ett svar. Lurer kunden på hva det koster uten tekstforfatting, eller med en ekstra måned support, kan de ikke finne det ut selv. De sender deg en e-post, du lager en ny versjon, de svarer med et nytt spørsmål. Hver runde koster dager, og hver runde er en sjanse for kunden til å se seg om etter andre.

Det finnes også en mer skjult kostnad. Én pris inviterer til ett spørsmål: ja eller nei? Kunder som bare ser ett tall, synes ofte det er for høyt, eller kjøper i stillhet mindre enn de ellers ville gjort. Presenterer du noen tydelige pakker med valgfrie tillegg, blir beslutningen «hvilken?», og det er et mye bedre spørsmål å få kunden til å stille. Artikkelen vår om god, bedre, best-prising forklarer hvordan du bygger opp nivåene.

Noen frilansere prøver å løse dette ved å legge ved tre PDF-er, én per pakke. Det mangedobler versjonsproblemet og lar kunden sammenligne dokumenter side om side. Interaktive priser samler pakker og tillegg i ett tilbud, med en totalsum som oppdateres live mens kunden velger, og lagrer valget sammen med godkjenningen.

Problem 5: det er vanskelig å lese på mobil

De fleste PDF-tilbud er laget for A4-papir. På mobilen må kunden knipe og scrolle sidelengs for å lese en tilbudslinje, zoome ut for å finne totalsummen, og gir helt opp vilkårene. Mange sjekker e-post på mobilen først, så for mange kunder er det trange førsteinntrykket det som teller.

Et tilbud bygget som en nettside tilpasser seg skjermen. Linjene stables, totalsummen er hele tiden synlig, og lengre beskrivelser kan skjules til noen trykker for å se dem.

Hva du gjør i stedet

Du trenger ikke snu opp ned på måten du jobber på. Bytt formatet kunden samhandler med, og behold PDF-en til det den er god til.

Hold samtalen ved siden av tilbudet

Når en kunde har et spørsmål om én linje, hører svaret hjemme ved tilbudet, ikke i en egen tråd du må lete etter om tre måneder. Med kommentarer i tilbudet spør kunden, du svarer og justerer, og kunden ser gjennom den oppdaterte versjonen via samme lenke. Spørsmålene blir besvart mens kunden fortsatt er engasjert.

Bruk PDF som kvittering, ikke som salgsargument

Når kunden har godkjent, er en PDF akkurat riktig: et fast dokument med avtalt omfang, pris og signatur for ditt og kundens regnskap. I Offinal kan du når som helst laste ned en PDF med din merkevare av ethvert tilbud, så kunder som vil ha et dokument i arkivet, får det likevel.

Ingenting av dette erstatter et godt skrevet tilbud med tydelig omfang og rettferdig pris. Men et godt tilbud sendt i et format som skjuler engasjement og bremser godkjenningen, jobber mot deg. Fiks formatet, så får tilbudene dine den oppmerksomheten de fortjener.